П О Л О Ж Е Н Н Я
про канцелярію
Кролевецького районного суду Сумської області
I. Загальні положення
1.1. Канцелярія Кролевецького районного суду Сумської області (далі – канцелярія) є самостійним структурним підрозділом (відділом) апарату Кролевецького районного суду та здійснює організаційне забезпечення роботи суду відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" та Положення про апарат Кролевецького районного суду
1.2. Канцелярія суду утворюється на підставі Положення про апарат Кролевецького районного суду.
Положення про канцелярію суду затверджується наказом керівника апарату суду, погодженого з Головою Кролевецького районного суду.
1.3. Структура і штатна чисельність апарату Кролевецького районного суду визначається Положенням в межах штатної чисельності та затверджуються в межах видатків на утримання суду Територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Сумській області за погодженням із Головою Кролевецького районного суду.
1.4. У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів" та "Про державну службу", Інструкцією з діловодства у місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України №68 від 27.06.2006р. (з наступними змінами), Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затверджену Рішенням Ради суддів України 26.11.2010р. (з наступними змінами), іншими нормативно-правовими актами, Положенням про апарат Кролевецького районного суду, рішеннями зборів суддів, даним Положенням, а також наказами і розпорядженнями Голови суду, наказами Керівника апарату суду.
1.5. До канцелярії суду входять старший секретар суду, секретарі суду та секретар – друкарка.
Правовий статус працівників канцелярії суду визначається законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", іншими законами та нормативно правовими актами України, відповідними положеннями та посадовими інструкціями.
1.6. Керівником канцелярії суду є старший секретар суду, який здійснює безпосереднє керівництво діяльності структурного підрозділу, підпорядковується і звітує керівнику апарату суду.
Заміщення тимчасово відсутнього керівника структурного підрозділу визначається відповідними наказами Керівника апарату суду про розподіл функціональних обов’язків працівників апарату суду, погодженого з Головою суду.
1.7. Порядок призначення і звільнення працівників канцелярії суду визначається Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції», відповідними нормативно – правовими актами.
1.8 Посадові інструкції працівників канцелярії затверджуються наказом Керівника апарату суду, погодженого з Головою Кролевецького районного суду.
1.9. Внесення змін та доповнень до Положення про канцелярію суду проводиться за наказом Керівника апарату суду, погодженого з Головою Кролевецького районного суду.
2. Завдання та функції канцелярії суду
2.1. Виконує завдання і функції покладені на канцелярію суду, а саме:
забезпечує належну організацію роботи з документами в апараті суду, правильність їх оформлення та своєчасність проходження, приймання та реєстрацію;
веде первинний облік справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує заповнення обліково – статистичних карток на справи у автоматизованій системі документообігу суду;
передає судові справи, іншу документацію суддям, працівникам апарату суду;
веде облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав;
приймає закінчені провадженням судові справи до канцелярії, вносить інформацію про рух справ до обліково – статистичних карток;
проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи;
приймає та реєструє апеляційні скарги на судові рішення, забезпечує направлення справ з апеляційними скаргами до апеляційної інстанції, контролює їх повернення;
проводить роботу зі звернення судових рішень до виконання, контролює одержання повідомлень про їх виконання та забезпечує своєчасне приєднання до судових справ;
здійснює облік виконавчих документів, які передаються для виконання до ДВС, податкової інспекції, інші установи, які виконують судові рішення;
забезпечує зберігання судових справ та інших матеріалів;
здійснює підготовку судових справ для надіслання до судів вищих інстанцій по запитам, контролює їх повернення
бере участь у підготовці проекту плану роботи суду, забезпеченні його виконання, готує аналітичні матеріали щодо їх реалізації;
організовує прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів , які зберігаються в канцелярії суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку;
здійснює підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки;
веде номенклатурні справи суду, закріплені за канцелярією відповідним наказом. Надає керівнику апарату суду пропозиції щодо складання номенклатури справ суду;
здійснює облік і забезпечує зберігання речових доказів;
забезпечує опрацювання, друкування, тиражування матеріалів та документів, пов'язаних з діяльністю суду;
формує первинні статистичні звіти про роботу суду;
здійснює ведення судової статистики, забезпечує підготовку аналітичних довідок, таблиць, з питань судової статистики, готує судову статистику для розгляду на оперативних нарадах, при проведенні перевірок тощо;
забезпечує розроблення пропозицій до проектів відповідних актів стосовно організації внутрішньої діяльності суду;
аналізує, опрацьовує та доставляє службову кореспонденцію відповідним адресатам. Забезпечує відправлення вихідної кореспонденції суду;
розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду, реалізовує передові технології організації роботи з документами в суді;
організовує користування, облік та зберігання документів суду, комплектування архіву, підготовку документів та архівних справ для передачі їх у встановленому порядку на постійне зберігання чи знищення, а також забезпечує дотримання режиму секретності;
забезпечує поповнення інформації у автоматизованій системі документообігу суду, відповідно до прав користувача, наданих у встановленому порядку;
забезпечує підготовку та поширення інформації, матеріалів про діяльність суду;
за дорученням Голови, керівника апарат суду розглядає звернення та готує проекти відповідей на них;
здійснює виконання наказів і розпоряджень Голови суду, наказів керівника апарату суду;
3. Керівник структурного підрозділу - канцелярії суду
3.1. Канцелярію суду очолює старший секретар суду за посадою.
3.2. Старшому секретарю безпосередньо підпорядковані секретарі суду, секретар – друкарка.
3.3. Старший секретар суду відповідно до наданих повноважень:
здійснює безпосереднє керівництво канцелярією суду, забезпечує організацію роботи працівників апарату суду, що входять до структурного підрозділу, їх взаємодію та взаємозаміннюваність у виконанні завдань, покладених на підрозділ. Несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на цей підрозділ;
розподіляє обов'язки між працівниками, а в разі службової необхідності ініціює перед керівником апарату суду необхідність перерозподілу обов'язків між ними, забезпечує планування роботи;
організовує та контролює ведення діловодства у канцелярії суду відповідно до Інструкції з діловодства та Положення про автоматизовану систему документообігу суду;
організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками структурного підрозділу доручень, наказів і розпоряджень Голови суду, його Заступника, Керівника апарату суду та його Заступника, інформує їх про результати виконаної роботи;
щоквартально розробляє плани роботи та плани контрольних перевірок структурного підрозділу (відділу), надає на затвердження керівнику апарату суду та організовує їх виконання. Звітує про його виконання перед керівником апарату суду;
координує здійснення організаційних заходів щодо підготовки інформації для проведення оперативних нарад, виконання завдань, покладених на канцелярію суду, та інших розпоряджень Голови та керівника апарату суду ;
забезпечує виконання працівниками канцелярії Правил поведінки працівника апарату суду, затверджених рішенням Ради суддів України від 6 лютого 2009 року № 33, а також правил внутрішнього трудового розпорядку і трудової дисципліни;
вносить пропозиції щодо призначення на посаду, переведення на іншу посаду або звільнення з посади працівників структурного підрозділу, присвоєння їм чергового рангу державного службовця
звертається в межах своїх повноважень до керівника апарату суду про заохочення працівників апарату суду за підсумками роботи за місяць та притягнення їх до дисциплінарної відповідальності;
представляє структурний підрозділ апарату суду на нарадах, що проводяться в суді та апараті суду;
співпрацює з керівником секретаріату щодо координації виконання покладених на структурні підрозділи (канцелярію та секретаріату) обов’язків і завдань;
виконує доручення Голови суду, керівника апарату суду та також рішення зборів суддів щодо організаційного забезпечення діяльності суду.
3.4. Старший секретар суду звітує перед керівником апарату суду про діяльність канцелярії.
3.5. Повноваження старшого секретаря суду визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується Керівником апарату суду за погодженням з Головою Кролевецького районного суду.
4. Права канцелярії
4.1. В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.
4.2. Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.
4.3. Вносити обґрунтовані пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.
4.4. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.
5. Відповідальність канцелярії
5.1. Працівники канцелярії несуть персональну відповідальність за виконання службових обов’язків, визначених цим Положенням та посадовими інструкціями, в т.ч. за достовірність даних первинного обліку, своєчасність їх складання та оформлення.
5.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:
5.2.1 Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.
5.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.
5.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.
5.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни.
5.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.
5.3. Відповідальність працівників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
6. Прикінцеві положення
6.1 Це Положення набирає чинності з дня його затвердження Керівником апарату суду та погодження з Головою Кролевецького районного суду.
6.2. До даного Положення можуть вноситися зміни відповідним наказом Керівника апарату суду, погодженим з Головою Кролевецького районного суду.
Керівник апарату
Кролевецького районного суду О.О. Білогруд
_03_03.png)
