А Н А Л І З стану обліково-статистичної роботи Кролевецького районного суду Сумської області у 2013 році

А Н А Л І З

 стану обліково-статистичної роботи

Кролевецького районного суду Сумської області 

у 2013 році

За результатами звітного періоду та на виконання плану роботи Кролевецького районного суду Сумської області на І півріччя 2014 року проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи суду у 2013 році.

Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 27.06.2006 року № 860/12734 зі змінами та доповненнями;

Положення про Автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (з наступними змінами);

Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів;

Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87);

Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином (затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 р. № 21);

Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних  відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду , затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 № 168.

Відповідно до п.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів України» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Робота у вказаній програмі щодо наповнення та використання інформації здійснюється на основі виданих наказів Голови суду № 17-од від 31.12.2010 року «Про визначення користувачів автоматизованої  системи  документообігу  суду»  та  Керівника  апарату  суду № 01к-од від 11.02.2013 року «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу у апараті Кролевецького районного суду».

На протязі 2013 року, відповідними наказами Керівника апарату Кролевецького районного суду Сумської області новоприйняті працівники включалися до списку користувачів автоматизованої системи документообігу. В той же час працівників, які були звільнені з Кролевецького районного суду виключали зі списку користувачів автоматизованої системи документообігу Кролевецького районного суду.

Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система введення та наповнення інформації до КП «Д-3» щодо документів, що надходять до суду, в тому числі тих, які підлягають розгляду в процесуальному порядку, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Конкретні обов’язки та завдання кожного працівника визначені посадовими інструкціями та функціональними обов’язками, визначені наказом №04-од від 12.03.2013р. «Щодо організації роботи суду та визначення функціональних обов’язків».

Протягом року працівниками апарату Кролевецького районного суду (далі – суду) належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх документів, справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме присвоєння єдиних унікальних номерів, здійснювалось відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу судів: код суду/ номер за порядком/ рік. У день надходження документи реєструвалися у автоматизованій системі документообігу суду у «гілці» «Загальна канцелярія», а документи, які підлягали розгляду в порядку процесуального законодавства також і у «гілках»: «Канцелярія з кримінальних справ», «Канцелярія з цивільних справ», «Канцелярія з адміністративних справ», «Канцелярія з адміністративного правопорушення», тобто реєструвалися відповідні обліково-статистичні картки та відповідальним працівником (секретарем суду) здійснювався розподіл  справ між суддями. Автоматичний розподіл здійснювався відповідно до розділу 3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду,  затвердженого рішенням ради суддів України від 26.11.2010р. №30 та засад формування колегій, визначених відповідними рішеннями зборів суддів Кролевецького районного суду.

Під час проміжних перевірок та процесу підготовки звітів випадків наявності карток-дублікатів, не виявлено.

В електронній обліково-статистичній картці проставлялися всі необхідні значення та відмітки, в тому числі, призначення до попереднього розгляду, дати та причини відкладення, дата, суть прийнятого рішення, інформація щодо звернення, виконання та результати виконання, тощо. Крім того заповнювалися картки на осіб стосовно яких судом було розглянуто кримінальну справу та картки обліку сум шкоди завданої злочином.

Відповідно до розпоряджень Керівника апарату суду на секретарів судового засідання покладено обов’язок щоденно протягом робочого дня вносити до програми «Д-3» інформацію про дати, час та причини відкладення розгляду, дати призначення справи до попереднього та судового розгляду, дати зупинення та відновлення провадження у справі, підготовка судових викликів, повідомлень, виконавчих листів тощо.

На виконання п.18 Інструкції з діловодства всі документи, в тому числі електронні копії судових рішень, вносилися до автоматизованої системи документообігу суду, роздруковувалися зі штрих-кодом, лише після чого видавалися сторонам та учасникам процесу, надсилалися на виконання, приєднувалися до матеріалів судових справ.

Обліково-статистичні картки ідентично заповнювалися і у паперовому вигляді з метою полегшення пошуку інформації та контролю за первинним обліком справ.

Робота щодо заповнення карток на осіб стосовно яких розглянута кримінальна справа (КО) та картка обліку сум шкоди, завданої злочином у суді покладена на консультанта з кадрової роботи. КО заповнювалися у КП «Д-3» згідно з наданими ТУ ДСА в Сумській області номерами, які використовувались в хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів не встановлено. Крім того, ведеться окремий робочий зошит КО із зазначенням прізвищ осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи та найбільш актуальної, необхідної інформації, що значно полегшує здійснювати контроль за всіма особами стосовно яких розглянуті кримінальні справи та пошук необхідної інформації. Щоквартально до ТУ ДСА направлялися акти звірки щодо направлення КО, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи. При цьому в обліково-статистичних картках також заповнювалися збиткові картки.

Після здачі справ до канцелярії суду, відповідальні секретарі вносять інформацію щодо дати повернення справ до канцелярії, дати звернення до виконання/направлення до апеляційної чи касаційної  інстанції, щодо виданих/ надісланих виконавчих документів.

Відповідно до наказу Керівника апарату суду на виконання вимог п.1.14 Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді визначено осіб, відповідальних за внесення відомостей про облік судового збору, шляхом заповнення даних у автоматизованій системі документообігу суду, а саме: секретарів суду Коваленко Т.В., Усенко О.М., Соловйову Н.І..

Наказом Керівника апарату суду  з метою належної організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні суду, опрацювання, систематизацію, проведення аналізу і контролю щодо задоволення запиту по публічній інформації, надання консультацій під час оформлення запиту визначено відповідальну особу – консультанта суду, яка виконує зазначені обов’язки відповідно до Порядку організації доступу до публічної інформації, затверджену наказом керівника апарату та погодженого з головою суду № 04к-од від 06.06.2011 року. Наказом №01-од від 20.02.2013р. затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності  Кролевецького районного суду.

Відповідно до номенклатури були сформовані справи: «Квартальні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», «Піврічні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» та «Річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», де зберігаються всі, належним чином оформлені, оригінали статистичних звітів суду. Для удосконалення облікової та статистичної роботи ведуться також наступні номенклатурні справи ׃ «Листи та роз’яснення зі статистичної роботи», «Супровідні листи про направлення карток та талонів до ТУ ДСА у Сумській області та Апеляційного суду», «Копії судових рішень Верховного Суду України, апеляційного суду стосовно перегляду судових рішень, постановлених місцевим судом», «Картки обліку сум шкоди відшкодовані», «Картки обліку сум шкоди не відшкодовані», «Копії окремих ухвал суду», «Копії постанов(ухвал), за якими справи надіслані на додаткове(досудове) розслідування», «Копії постанов, за якими справи відкликані і повернуті прокурору», «Щомісячні звіти щодо кількості судових рішень направлених до ЄДРСР», «Пояснення, підтвердження до статистичних звітів».

Під час підготовки звітів випадків не заповнення чи неточності інформації у обліково-інформаційних картках по різним категоріям справ виявлено не було.

Кролевецьким районним судом приділялася особлива увага  організації роботи канцелярії суду, ведення діловодства та організації контролю за виконанням документів, доручень, вказівок, складання і оформлення службових документів, ведення первинного обліку, стану обліково-статистичної та кодифікаційної роботи, організація роботи архіву.

Робота планується по півріччях.

Згідно з планами роботи на І та II півріччя 2013р. у січні проведено аналізи стану правосуддя, обліково–статистичної роботи, звернень громадян, по архівній роботі, аналіз судимості по району за підсумком роботи у 2012 році, а у серпні 2013 року за підсумками роботи у I півріччі 2013 року. У березні та листопаді 2013р. помічниками суддів перевірено своєчасність та правильність звернення до виконання судових рішень по всім категоріям справ, які розглянуті судом у ІІ півріччі 2012р. та у 2013 році. У лютому 2013р. керівником апарату суду проведено перевірку дотримання вимог Інструкції про порядок обліку та зберігання речових доказів по кримінальним справам у суді у 2012 році.

Помічниками суддів проведено перевірку якості виконання посадових та функціональних обов’язків секретарів судового засідання, в тому числі дотримання вимог Інструкції з діловодства, Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Протягом аналізованого періоду консультантом з кадрової роботи було проведено перевірку щодо правильності заповнення секретарями суду обліково-статистичних карток на судові справи, відповідно до вимог Інструкції з діловодства, з метою виявлення недоліків котрі б вплинули на достовірність та якість підготовки звітів та своєчасне їх усунення.

На виконання плану роботи суду на І та ІІ півріччя 2013р., безпосередньо перед підготовкою звітів, проведено навчання з відповідальними працівниками суду щодо вивчення Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України 05.06.2006р. №55.

Недоліки та неточності, які були виявлені під час перевірок оперативно виправлялися та усувалися. Згадане на якість по формуванню статистичної звітності про роботу суду не вплинуло.

З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду та на виконання вимог Інструкції на І півріччя 2014 року заплановано наступні заходи:

l     провести аналіз стану здійснення правосуддя у 2013 році;

l     провести аналіз обліково-статистичної роботи у суді за підсумками роботи у 2013 році,

l     у червні перевірити правильність карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та карток обліку сум шкоди, завданої злочином за I півріччя 2014 року,

l     проводити заняття з працівниками апарату по вивченню положень Інструкції з діловодства в судах,

l     провести навчання з працівниками суду щодо вивчення Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України 05.06.2006. №55,

l     визначити причини порушення строків під час призначення та розгляду справ та матеріалів, проводити проміжний контроль щодо запобігання подібним випадкам;

l     відповідальною особою своєчасно готувати супровідні листи щодо правильності направлення карток на осіб стосовно яких розглянуто кримінальні справи до ТУ ДСА та щоквартально акти звірок до них;

l     здійснювати навчання та методичну допомогу всім працівникам суду при роботі з програмою «Документообіг загальних судів».

Протягом 2013 року колектив суду активно брав участь у обговоренні пропозицій щодо можливості удосконалення обліково-статистичної роботи, в тому числі засобами КП «Д-3» на виробничих нарадах. Так, обговорювалися результати роботи суду за підсумками роботи у 2012 році та І півріччя 2013 року, аналізи обліково-статистичної роботи, аналізи правосуддя, плани роботи та матеріали їх виконання.

Голова суду здійснює постійний контроль за строками призначення та розгляду судових справ. Щомісячно готуються вибірки списків справ, що перебувають на розгляді понад 1 місяць, понад 2 місяці, які обговорюються на зборах суддів.

26 грудня 2013 року Керівник апарату суду, головний спеціаліст з ІТ, консультант з кадрової роботи, секретарі суду відвідали відео-семінар щодо підготовки річної статистичної звітності засобами КП «Д-3».

На виконання листа ТУ ДСА №03-2079/13 від 27.12.2013 року працівниками суду були складені та направлені форми річної статистичної звітності за №1, №1-1,  №1-ОП, №1-1-ОП, 1-Л, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 6, 7, 8, 10 та додаткові форми і підтвердження до них. У автоматичному режимі були сформовані наступні статистичні форми: №1, 2-А, 2-Ц, 3, 6, 7, 8, 1-Л, 10. Форми звітності № № 1-1, 1-ОП, 1-1- ОП – заповнювалися в ручному режимі у шаблони, потім імпортувалися до автоматизованої системи документообігу суду, після чого роздруковувалися та направлялися до ТУ ДСА в Сумській області.

З огляду  на викладене, на 2014 рік слід запланувати ряд заходів щодо підвищення якості обліково-статистичної роботи у суді.

1. Здійснювати постійний контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті та правильності заповнення документів первинного обліку у автоматизованій системі документообігу суду.

2. Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату судів, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики.

3. Під час  проведення семінарських занять з працівниками апарату судів, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України,  знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень  Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

4. Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи.

5. Уживати  додаткових заходів щодо підвищення  кваліфікації працівників апарату  судів, які  займаються первинним  обліком  справ та підготовкою звітів.

6. Здійснювати перевірку правильності та достовірності формування статистичної звітності засобами КП «Д-3», в разі виявлення  неточностей технічної сторони повідомляти ДП «УСС».

Голова

Кролевецького районного суду                                                                  О.В. Бєгунова

03.01.2013 рік