Архів Кролевецького районного суду за 2011 рік I півріччя

Аналіз роботи архіву Кролевецького районного суду

за 1 півріччя 2011 року

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» у Кролевецькому районному суді діє архів для зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах для службових цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

Робота в архіві суду ведеться відповідно до:

- Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 року №16;

- Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 року №277;

- Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.2006 року №68;

- Положення про архів Кролевецького районного суду, схваленого на засіданні експертної комісії архівного відділу Кролевецької районного державної адміністрації (протокол №3 від 3.04.2009 року);

- Положення про експертну комісію Кролевецького районного суду, схваленого на засіданні експертної комісії архівного відділу Кролевецької районного державної адміністрації (протокол №2 від 19.02.2010 року).

Положення про архів Кролевецького районного суду та Положення про експертну комісію Кролевецького районного суду введені в дію з 19 лютого 2010 року за наказом голови Кролевецького районного суду від 19.02.2010 року №4-од.

У суді для розміщення архіву виділено два приміщення на першому поверсі. В одному з них зберігаються кримінальні, цивільні та адміністративні справи, в іншому – справи про адміністративні правопорушення, справи постійного зберігання, номенклатурні справи, особові справи працівників суду, описи тощо. В цілому, загальний стан архівних приміщень суду відповідає вимогам Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженого наказом Держкомархіву від 15.01.2003 року №6. Так, приміщення архіву ізольовані від інших приміщень, сухі, убезпечені від затоплень, обладнані стелажами, частина яких виготовлена з дерева та оброблена спеціальною вогнезахисною речовиною. Двері архівосховища у неробочий час зачиняються на замок, опломбовуються та підключаються до сигналізації. Основною проблемою архіву залишається відсутність у ньому пожежної сигналізації через недостатність коштів, хоча проект на пожежну сигналізацію виготовлено. Крім того, у зв’язку з недостатньою кількістю вогнегасників у суді (усього шість, які знаходяться у кімнатах з комп’ютерами та коридорах) лише одне архівне приміщення обладнане вогнегасником.

Справи для зберігання в архіві систематизуються у в’язки, на кожну з яких прикріплюється ярлик із зазначенням першого та останнього номерів справ у в’язці.

За потреби справи видаються з архіву для тимчасового користування з дозволу голови суду чи його заступника. Про видачу справ з архіву ведеться журнал, у якому вказується дата видачі справи, її номер, мета видачі, підпис про отримання справи та дата її повернення до архіву.

Відповідно до вимог нормативно-правових актів по архіву складено історичну довідку Кролевецького районного суду, за даними якої з 1976 року документи в архіві суду зберігаються у повному обсязі; з 1947 по 1975 рік збереглися лише статистичні звіти про роботу народного суду з розгляду цивільних та кримінальних справ.

Згідно з наказом голови суду від 25.04.2003 року №26 у суді створена та діє експертна комісія (далі ЕК).

На сьогодні ЕК суду працює в такому складі: голова комісії – заступник голови суду Ольховик А.І., секретар комісії – секретар суду Коваленко Т.В., члени комісії – керівник апарату суду Білогруд О.О., помічник судді Часова Г.М., консультант суду Галаш О.М. та начальник архівного відділу Кролевецької РДА Петрусенко О.М. (зміни до складу ЕК унесено наказом голови суду від 25.11.2008 року №88-аг). Цим же наказом відповідальним за архів призначено секретаря суду Коваленко Тетяну Вікторівну.

Відповідно до Положення про експертну комісію Кролевецького районного суду ЕК є постійно діючим дорадчим органом.

Експертна комісія працює відповідно до річного плану, який затверджується головою суду та звітує перед головою суд про свою роботу.

Завданням ЕК суду є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду. Для виконання зазначених завдань ЕК здійснює такі функції:

- розглядає проект номенклатури справ на наступний рік;

- проводить періодичний відбір документів на зберігання або знищення справ;

- розглядає описи справ постійного зберігання, описи справ з особового складу;

- розглядає акти про виділення для знищення справ, які не підлягають довгостроковому зберіганню;

- розглядає пропозиції про строки зберігання окремих видів документів, які не визначені чинним Переліком, і виносить рішення на затвердження Головархіву;

- надає працівникам суду консультації, методичну допомогу з питань, що стосуються архіву суду.

Засідання ЕК суду проводяться за потреби, як правило, щоквартально і вважаються правомочними, якщо на ній присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

Протягом 1 півріччя 2011 року проведено два засідання ЕК суду з наступних питань:

- підведення підсумків роботи архіву суду у 2010 році;

- обговорення довідки щодо перевірки роботи секретаря суду, відповідального за архів суду;

- перевірка відповідності приміщення архіву суду вимогам протипожежної безпеки;

- ознайомлення з проектом Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду;

- обговорення протоколу виїзного засідання ЕПК від 19.01.2011 року;

- ознайомлення з аналізом роботи архівних підрозділів;

- складення графіку передачі з канцелярії до архіву суду справ за 2010 рік;

- затвердження строків зберігання номенклатурної справи №1-16 «Матеріали з антикорупційної діяльності суду»;

- затвердження опису №2 справ тривалого (понад 10 років) зберігання за 2009 рік;

- затвердження акту про знищення кримінальних справ за 1993 – 2003 роки.

Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, та оформляються протоколом. Рішення ЕК затверджуються головою суду, після чого стають обов’язковими для виконання структурними підрозділами суду.

До 1 квітня 2011 року згідно з графіком з канцелярії до архіву суду передано судові справи та інші документи діяльності суду за 2010 рік. Так, за 2010 рік до архіву передано: 314 адміністративних справ; 598 цивільних справ; 60 справ окремого провадження; 7 справ щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах; 1 справу по заяві про забезпечення позову; 5 справ по скаргах на дії або бездіяльність державного виконавця, що розглядаються в порядку цивільного судочинства; 82 справи наказного провадження; 174 номенклатурні справи; 122 кримінальні справи; 3 справи щодо неповнолітніх, до яких застосовувались примусові заходи виховного характеру; 101 справу з постановою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності; 43 справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах; 1060 справ про адміністративне правопорушення та 2 справи щодо розгляду питання про притягнення осіб до відповідальності відповідно до ЗУ «Про боротьбу з корупцією».

На даний час ведеться робота над складанням описів справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу.

Також до архіву передано справи за 2007 – 2009 роки, які не було передано до архіву у відповідні роки з підстав, визначених Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду.

На всі судові справи та справи, які перебувають у загальному діловодстві і підлягають постійному зберіганню, складаються описи справ: опис №1 - на справи постійного зберігання, опис №2 – на справи тривалого (понад 10 років) зберігання та опис №1о – на справи з особового складу працівників суду.

До опису №1 входять справи з управлінською документацією суду, кримінальні та цивільні справи, справи з оригіналами вироків та наступними ухвалами і постановами судів вищого рівня щодо цих вироків, справи з оригіналами рішень та наступними ухвалами і постановами суду вищого рівня щодо них. На сьогодні до опису №1 включено 620 судових справ та ще відібрано 31 справу за 2009 рік.

До опису №2 включаються кримінальні та цивільні справи, які зберігаються понад 10 років. Для включення в опис відібрано 144 справи за 2009 рік.

Опис №1о становлять документи з особового складу працівників суду: накази з особового складу працівників суду, особові справи звільнених працівників. Сюди включено 25 документів з особового складу працівників суду, які зберігаються в архіві.

Судові справи та документи, строк зберігання яких відповідно до Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, закінчився, вилучаються для знищення.

Вилучення кримінальних та цивільних справ для знищення проводиться спочатку за обліково-статистичними картками, у правому верхньому кутку кожної з яких указується кінцевий рік зберігання справи, а потім вилучаються справи, строк зберігання яких закінчився. З вилучених для знищення справ для постійного зберігання вилучаються оригінали вироків, рішень, ухвал, постанов судів та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня. На оригіналах вироків, рішень, ухвал, постанов суду та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня вказуються реєстраційні номери відповідних судових справ, з яких вилучено ці оригінали.

Вироки, ухвали, постанови суду та наступні ухвали і постанови судів вищого рівня в кримінальних справах зберігаються окремо від рішень, ухвал, постанов суду та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня в цивільних справах.

Після закінчення строку зберігання останніх справ, розглянутих у певному році, наявність оригіналів вироків і рішень звіряється з обліково-статистичними картками. Вироки і рішення підшиваються в порядку номерів справ, нумеруються, обшиваються твердою обкладинкою.

Вилучення справ та інших документів для знищення оформляється актами, які затверджуються головою суду та погоджуються з ЕПК Державного архіву Сумської області.

Знищення справ у суді проводиться 1 раз на два роки. Попереднє відібрання справ для знищення проводилося у 2008 році. Згідно з актом за 2008 рік, схваленим ЕК суду (протокол №2 від 25.05.2009 року) та погодженим ЕПК Державного архіву Сумської області (протокол №6 від 24.04.2009 року) вилучено та знищено 3724 цивільні справи за період з 1976 по 2004 роки. Крім того, вилучено та знищено 132 номенклатурні справи за період з 1997 по 2006 роки, 4458 справ про адміністративне правопорушення за 2003 – 2004 роки, 676 матеріалів в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах за 2001 – 2004 роки та 166 справ за поданнями органів дізнання, досудового слідства та скаргами на їх дії за 2001 – 2003 роки; усього 5432 справи.

Протягом 2010 року було опрацьовано для подальшого знищення 632 кримінальні справ за період з 1993 по 2003 роки та 2875 справ про адміністративне правопорушення за 2005 рік. У 1 півріччі 2011 року складено акт на знищення указаних вище кримінальних справ, який на даний час передано для погодження до ЕПК Державного архіву Сумської області. Також готується акт на знищення зазначених вище справ про адміністративні правопорушення, до якого занесено 2500 справ.

Таким чином, за станом роботи в архіві суду здійснюється постійний контроль заступником голови суду (вона ж голова ЕК суду), керівником апарату суду, особою, відповідальною за архів суду та членами ЕК. Згідно з планами роботи суду діяльність особи, відповідальної за архів, підлягає перевіркам, за результатами яких складаються довідки. Стан роботи в архіві суду аналізується, обговорюється на засіданнях ЕК, виробничих нарадах працівників суду.

Заступник голови Кролевецького районного суду                                                                       А.І.Ольховик

Галаш О.М.

95221