Аналіз стану обліково-статистичної роботи Кролевецького районного суду Сумської області у І півріччі 2013 році

АНАЛІЗ

стану обліково-статистичної роботи

Кролевецького районного суду Сумської області

у І півріччі 2013 році

За результатами звітного періоду та на виконання плану роботи Кролевецького районного суду Сумської області на І півріччя 2013 року проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи у І півріччі 2013 року.

Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 27.06.2006 року № 860/12734 зі змінами та доповненнями;

Положення про автоматизовану систему документообігу суду, з послідуючими змінами та доповненнями, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010р. та погодженого з Державною судовою адміністрацією України 26.11.2010р. (з наступними змінами);

Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 05.06.2006 року №55 (в редакції наказу ДСА України від 20.02.2008 №15);

Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87);

Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином (затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 р. № 21);

Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду , затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 № 168.

Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи документообігу суду несе керівник апарату.

Відповідно до п.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів України» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Робота у вказаній програмі щодо наповнення та використання інформації здійснюється на основі виданих наказів голови суду №17-од від 31.12.2010р. «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу суду» та керівника апарату суду №01к-од від 11.02.2013р. «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу у апараті Кролевецького районного суду».

Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система введення та наповнення інформації до КП «Д-3» щодо документів, що надходять до суду, в тому числі тих, які підлягають розгляду в процесуальному порядку, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Конкретні обов’язки та завдання кожного працівника визначені посадовими інструкціями та функціональними обов’язками, визначені наказом №04-од від 12.03.2013р. «Щодо організації роботи суду та визначення функціональних обов’язків».

Протягом півріччя працівниками апарату Кролевецького районного суду (далі – суду) належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх документів, справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме: присвоєння єдиних унікальних номерів, здійснювалось відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу судів: код суду/ номер за порядком/ рік. У день надходження документи реєструвалися у автоматизованій системі документообігу суду у «гілці» «Загальна канцелярія», а документи, які підлягали розгляду в порядку процесуального законодавства також і у «гілках»: «Канцелярія з кримінальних справ», «Канцелярія з цивільних справ», «Канцелярія з адміністративних справ», «Канцелярія з адміністративного правопорушення», тобто реєструвалися відповідні обліково-статистичні картки та відповідальним працівником (секретарем суду) здійснювався розподіл справ між суддями. Автоматичний розподіл здійснювався відповідно до розділу 3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням ради суддів України від 26.11.2010р. №30 та засад формування колегій, визначених відповідними рішеннями зборів суддів Кролевецького районного суду.

Під час проміжних перевірок та процесу підготовки звітів випадків наявності карток-дублікатів, не виявлено.

В електронній обліково-статистичній картці проставлялися всі необхідні значення та відмітки, в тому числі, призначення до попереднього розгляду, дати та причини відкладення, дата, суть прийнятого рішення, інформація щодо звернення, виконання та результати виконання, тощо. Крім того заповнювалися картки на осіб стосовно яких судом було розглянуто кримінальну справу та картки обліку сум шкоди завданої злочином.

Відповідно до розпоряджень керівника апарату суду на секретарів судового засідання покладено обов’язок щоденно протягом робочого дня вносити до програми «Д-3» інформацію про дати, час та причини відкладення розгляду, дати призначення справи до попереднього та судового розгляду, дати зупинення та відновлення провадження у справі, підготовка судових викликів, повідомлень, виконавчих листів тощо.

На виконання п.18 Інструкції з діловодства всі документи, в тому числі електронні копії судових рішень, вносилися до автоматизованої системи документообігу суду, роздруковувалися зі штрих-кодом, лише після чого видавалися сторонам та учасникам процесу, надсилалися на виконання, приєднувалися до матеріалів судових справ.

Обліково-статистичні картки паралельно заповнювалися і у паперовому вигляді з метою полегшення пошуку інформації та контролю за первинним обліком справ.

Робота щодо заповнення карток на осіб стосовно яких розглянута кримінальна справа (КО) та картка обліку сум шкоди, завданої злочином у суді покладена на консультанта з кадрової роботи. КО заповнювалися у КП «Д-3» згідно з наданими ТУ ДСА в Сумській області номерами, які використовувались в хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів не встановлено. Крім того, ведеться окремий робочий зошит КО із зазначенням прізвищ осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи та найбільш актуальної, необхідної інформації, що значно полегшує здійснювати контроль за всіма особами стосовно яких розглянуті кримінальні справи та пошук необхідної інформації. Щоквартально до ТУ ДСА направлялися акти звірки щодо направлення КО, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи. При цьому в обліково-статистичних картках також заповнювалися збиткові картки.

Напередодні звітного періоду у червні 2013р. згідно з планом роботи суду на І півріччя 2013 року керівником апарату суду перевірено вказаний напрямок роботи, складено відповідну довідку, відповідно до висновків якої суттєвих недоліків не виявлено.

Після здачі справ до канцелярії суду, відповідальні секретарі вносять інформацію щодо дати повернення справ до канцелярії, дати звернення до виконання/направлення до апеляційної чи касаційної інстанції, щодо виданих/ надісланих виконавчих документів.

Наказом №09к-од від 18.07.2012р. на виконання вимог п.1.14 Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді визначено осіб, відповідальних за внесення відомостей про облік судового збору, шляхом заповнення даних у автоматизованій системі документообігу суду, а саме: секретарів суду Коваленко Т.В., Усенко О.М..

Наказом керівника апарату суду з метою належної організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні суду, опрацювання, систематизації, проведення аналізу і контролю щодо задоволення запиту по публічній інформації, надання консультацій під час оформлення запиту визначено відповідальну особу – консультанта суду, яка виконує зазначені обов’язки відповідно до Порядку організації доступу до публічної інформації, затверджену наказом керівника апарату та погодженого з головою суду № 04к-од від 06.06.2011 року. Наказом №01-од від 20.02.2013р. затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності Кролевецького районного суду.

Відповідно до номенклатури були сформовані справи: «Квартальні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», «Піврічні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» та «Річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», де зберігаються всі, належним чином оформлені, оригінали статистичних звітів суду. Для удосконалення облікової та статистичної роботи ведуться також наступні номенклатурні справи ׃ «Листи та роз’яснення зі статистичної роботи», «Супровідні листи про направлення карток та талонів до ТУ ДСА у Сумській області та Апеляційного суду», «Копії судових рішень Верховного Суду України, апеляційного суду стосовно перегляду судових рішень, постановлених місцевим судом», «Картки обліку сум шкоди відшкодовані», «Картки обліку сум шкоди не відшкодовані», «Копії окремих ухвал суду», «Копії постанов(ухвал), за якими справи надіслані на додаткове(досудове) розслідування», «Копії постанов, за якими справи відкликані і повернуті прокурору», «Щомісячні звіти щодо кількості судових рішень направлених до ЄДРСР», «Пояснення, підтвердження до статистичних звітів».

Під час підготовки звітів випадків не заповнення чи неточності інформації у обліково-інформаційних картках по різним категоріям справ виявлено не було.

Кролевецьким районним судом приділялася особлива увага організації роботи канцелярії суду, ведення діловодства та організації контролю за виконанням документів, доручень, вказівок, складання і оформлення службових документів, ведення первинного обліку, стану обліково-статистичної та кодифікаційної роботи, організація роботи архіву.

Згідно з планом роботи суду на І півріччя 2013р. у січні проведено аналізи стану правосуддя, обліково–статистичної роботи, звернень громадян, аналіз судимості по району за підсумками роботи у 2012 році. У березні 2013р. помічниками суддів перевірено своєчасність та правильність звернення до виконання судових рішень по всім категоріям справ, які розглянуті судом у ІІ півріччі 2012р. У лютому 2013р. керівником апарату суду проведено перевірку дотримання вимог Інструкції про порядок обліку та зберігання речових доказів по кримінальним справам у суді у 2012 році.

Помічниками суддів проведено перевірку якості виконання посадових та функціональних обов’язків секретарів судового засідання, в тому числі дотримання вимог Інструкції з діловодства, Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

У лютому консультантом з кадрової роботи проведено перевірку щодо правильності заповнення секретарями суду обліково-статистичних карток на судові справи, відповідно до вимог Інструкції з діловодства, з метою виявлення недоліків котрі б вплинули на достовірність та якість підготовки звітів за І та своєчасне їх усунення.

На виконання плану роботи суду на І півріччя 2013р., безпосередньо перед підготовкою звітів, проведено навчання з відповідальними працівниками суду щодо вивчення Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України 05.06.2006р. №55. Зазначене навчання заплановано і на ІІ півріччя 2013 року.

Відповідно до планів роботи керівників структурних підрозділів – канцелярії та секретаріату, затверджених керівником апарату суду, у ІІ кварталі 2013 року були проведені методичні перевірки ведення первинного обліку секретарями суду по всім категоріям справ, в тому числі, заповнення обліково-статистичних карток в автоматизованій системі документообігу суду, та секретарів судового засідання щодо строків та якості здачі судових справ до канцелярії суду, ведення і заповнення журналів, номенклатурних справ тощо. Недоліки та неточності, які були виявлені під час перевірок оперативно виправлялися та усувалися. Згадане на якість по формуванню статистичної звітності про роботу суду не вплинуло.

05 червня 2013 року спеціалістами ТУ ДСА в Сумській області вивчено стан ведення кадрової роботи, загального діловодства, архівної справи, роботи зі звернень громадян, з речовими доказами та обліково-статистичної роботи, та надано методичну допомогу. За результатами перевірки випадків неналежного виконання працівниками апарату суду обов’язків в частині обліково-статистичної роботи не виявлено.

За результатами перевірок складено відповідні довідки, які поміщені до відповідних номенклатурних справ. Деякі з цих заходів заплановані і у плані роботи суду на ІІ півріччя 2013 року.

Голова суду здійснює постійний контроль за строками призначення та розгляду судових справ. Щомісячно консультантом з кадрової роботи готуються списки судових справ, що перебувають на розгляді понад 1 місяць, понад 2 місяці, які обговорюються на зборах суддів.

На виконання листа ТУ ДСА №03-1033/13 від 20.06.2013 року працівниками суду були складені та направлені форми піврічної статистичної звітності за №1, №1-1, №1-ОП, №1-1-ОП, 1-Л, 1, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5,6,7,8,10 та додаткові форми і підтвердження до них. У автоматичному режимі були сформовані наступні статистичні форми: №1,3,6,7,8,1-Л,10. Форми звітності № № 2-Ц, 2-А, 1-1, 1-ОП, 1-1- ОП – заповнювалися в ручному режимі у шаблони, потім імпортувалися до автоматизованої системи документообігу суду, після чого роздруковувалися та направлялися до ТУ ДСА в Сумській області.

Під час підготовки та складання статистичної звітності за І півріччя 2013 року були виявлені проблемні питання, внаслідок чого звіти не сформовані у автоматичному режимі, а саме:

- форма №2-Ц – інформація з п.8 про повернення скарги ОСК на Картку на скаргу на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця не переноситься до відповідної комірки у розділ 1 рядка 12 звіту форми №2-Ц, хоча відповідна відмітка у ОСК присутня;

- у довідці до форми звітності у рядках 15, 16 відсутня зв’язка з п.29.2.5 «Привід свідка» ОСК №13;

- у рядку 24 довідки до звіту «Надіслано копії судових наказів з порушенням строку, передбаченого ч.1 ст.104», а також рядку 25 довідки до звіту «Надіслано копії ухвал про скасування судових наказів з порушенням строку» відображені показники, однак після перевірки відповідних ОСК помилок встановлено не було. Так, помилку видає в тому випадку коли судові накази та ухвали видавалися у п’ятницю, а накази та ухвали надсилалися у понеділок. Хоча відповідно до положень ЦПК це не порушення строку, адже понеділок наступний робочий день (ст.104, 105 ЦПК);

- аналогічна ситуація щодо відкриття провадження у справі, адже ч.3 ст. 122 ЦПК зобов’язує не пізніше двох днів з дня надходження позовної заяви звертатися до відповідного органу реєстрації місця перебування та місця проживання відповідача щодо надання інформації про зареєстроване місце проживання (перебування) такої фізичної особи. В той же час, ч. 4 ст.122 ЦПК встановлює, що суд не пізніше наступного дня отримання інформації зазначеної вище вирішує питання про відкриття провадження у справі. Отже, у КП «Д-3» не враховано необхідну кількість днів для направлення та отримання від органу реєстрації місця проживання (перебування) особи – відповідача такої інформації. Якщо від дати надходження заяви до суду і до відкриття провадження у справі минає більше трьох днів автоматично відображає справу, як таку, що розглянута з порушення строків, встановлених ЦПК.

- Форма №10 – у рядку 48 проставляє кількість поданих заяв про видачу в електронному вигляді копії технічного запису «1» в тому випадку коли по справі від одного і того ж учасника процесу надійшло дві заяви про видачу CD-диску в різний часовий проміжок.

- Форма №2-А – у довідці до звіту у рядки №11 «Кількість справ розглянутих у порядку письмового провадження» та у №13 «Кількість справ розглянутих із фіксуванням судового засідання технічними засобами» не враховуються справи за клопотаннями, поданнями у порядку виконання судових рішень (індекс 6-а).

- Форма №1-1 – у рядку 10 довідки до звіту повинні вноситися справи у яких особам обрано/змінено захід тримання під вартою на стадії судового розгляду, всупереч цього у зазначеній комірці відображаються всі особи, які перебувають під вартою.

З огляду на викладене, на ІІ півріччя 2013 року слід планувати ряд заходів щодо підвищення якості обліково-статистичної роботи у суді.

1. Обговорити даний аналіз на оперативній нараді працівників суду.

2. В грудні провести перевірку якості роботи старшого секретаря суду, секретарів суду, обліково-статистичної роботи, ведення журналів по всім категоріям справ та справ в порядку виконання, дотримання вимог посадових інструкцій.

3. Помічникам суддів в грудні провести перевірку якості роботи секретарів судового засідання, в тому числі дотримання вимог посадової інструкції, виготовлення журналів (протоколів) судових засідань по всім категоріям справ, ведення журналів, формування судових справ.

4. В грудні провести перевірку правильності заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та карток обліку сум шкоди, завданої злочином.

5. Здійснювати постійний контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті та правильності заповнення документів первинного обліку у автоматизованій системі документообігу суду.

6. Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату судів, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики.

7. Під час проведення семінарських занять з працівниками апарату судів, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

8. Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи.

9. Уживати додаткових заходів щодо підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються первинним обліком справ та підготовкою звітів.

10. Здійснювати перевірку правильності та достовірності формування статистичної звітності засобами КП «Д-3», в разі виявлення неточностей технічної сторони повідомляти ДП «ІСС».

Заступник голови

Кролевецького районного суду А.І. Ольховик

03.07.2013р.

Вик.: Копа Л.М.

тел. 9-52-21