Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
А Н А Л І З
стану обліково-статистичної роботи
Кролевецького районного суду Сумської області
у 2019 році
За результатами звітного періоду та на виконання плану роботи Кролевецького районного суду Сумської області на І півріччя 2020 року проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи суду у 2019 році.
Обліково-статистична робота у суді проводилась відповідно до
Наказом в.о. голови суду № 04-од від 15.04.2017р. “Щодо організації діловодства у апараті Кролевецького районного суду” відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства у суді покладено на керівника апарату суду Костель С.І.; відповідальність за додержання установлених правил роботи з документами та організацію діловодства у канцелярії суду покладено на старшого секретаря суду Соломаху Г.В.; відповідальність за додержання установлених правил роботи з документами та організацію діловодства у секретаріаті покладено на керівника структурного підрозділу — секретаріату Сергієнко Ж.М..; відповідальною за ведення діловодства у суді визначено керівника апарату суду Костель С.І.
Діловодство у місцевих загальних судах здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Робота у вказаній програмі щодо наповнення та використання інформації здійснюється на основі виданих наказів керівника апарату суду № 06к-од від 16.07.2015 року «Про надання прав доступу до автоматизованої системи документообігу Кролевецького районного суду та визначення прав користувачів» (з внесеними до нього наступними змінами) та №07к-од від 17.07.2015 року «Про надання прав доступу до автоматизованої системи документообігу Кролевецького районного суду та визначення прав користувачів» (з внесеними до нього наступними змінами).
Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система ведення та наповнення інформації до КП «Д-3» щодо документів, що надходять до суду, в тому числі тих, які підлягають розгляду в процесуальному порядку, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Конкретні обов’язки та завдання кожного працівника встановлені посадовими інструкціями, затверджені наказом керівника апарату № 04к-од від 21.06.2017р. «Про затвердження посадових інструкцій працівників апарату Кролевецького районного суду».
Ще у 2015 році налагоджена робота відповідальних працівників щодо дотримання положень розділу 5 Інструкції з діловодства «Контроль за виконанням документів, строки виконання документів», зазначений напрямок діяльності реалізовувався і у 2019 році.
Протягом року працівниками апарату Кролевецького районного суду (далі – суду) належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх документів, справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме присвоєння єдиних унікальних номерів здійснювалось відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу судів: код суду/порядковий номер в цьому році/рік реєстрації. У день надходження документи реєструвалися у автоматизованій системі документообігу суду у «гілці» «Загальна канцелярія», а документи, які підлягали розгляду в порядку процесуального законодавства також і у «гілках»: «Канцелярія з кримінальних справ», «Канцелярія з цивільних справ», «Канцелярія з адміністративних справ», «Канцелярія з адміністративного правопорушення», тобто реєструвалися відповідні обліково-статистичні картки та відповідальним працівником (секретарем суду) здійснювався розподіл справ між суддями. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формувався звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковувався, підписувався відповідальним працівником та додавався до матеріалів судової справи. Автоматичний розподіл здійснювався відповідно до розділу 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду та Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, затверджених відповідними рішеннями зборів суддів Кролевецького районного суду. Випадків порушення хронології реєстрації справ (матеріалів) не виявлено.
В разі надходження справи з іншого суду чи повернення після скасування єдиний унікальний номер залишався незмінним.
В електронній обліково-статистичній картці проставлялися всі необхідні значення та відмітки, в тому числі, призначення до попереднього розгляду, дати та причини відкладення, зупинення, дата, суть прийнятого рішення, інформація щодо звернення, виконання та результати виконання, тощо. Крім того заповнювалися картки на осіб, стосовно яких судом було розглянуто матеріали кримінального провадження та картки обліку сум шкоди, завданої злочином.
Відповідно до розпоряджень керівника апарату суду на секретарів судового засідання покладено обов’язок щоденно протягом робочого дня вносити до програми «Д-3» інформацію про дати, час та причини відкладення розгляду, дати призначення справи до попереднього та судового розгляду, дати зупинення та відновлення провадження у справі, підготовка судових викликів, повідомлень, виконавчих листів тощо.
В рамках проекту "Електронний суд" з метою ефективного та якісного використання трудових та матеріальних ресурсів у 2019 році продовжувалася робота по направленню судових повісток та копій судових рішень учасникам за їх заявками через АСДС.
На виконання п.п. 6, 29 Інструкції з діловодства всі документи, в тому числі електронні копії судових рішень, вносилися до автоматизованої системи документообігу суду, лише після чого видавалися сторонам та учасникам процесу, надсилалися на виконання, приєднувалися до матеріалів судових справ.
Обліково-статистичні картки ідентично заповнювалися і у паперовому вигляді з метою полегшення пошуку інформації та контролю за первинним обліком справ.
Удосконалено роботу по виконанню вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду щодо проставляння на електронних судових рішеннях дат набрання законної сили внаслідок видання відповідних наказів та проведення навчання з працівниками апарату суду.
Робота щодо заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження (КО) та карток обліку сум шкоди, завданої злочином у суді покладена на консультанта суду (по роботі з персоналом). КО заповнювалися у КП «Д-3» згідно з наданими ТУ ДСА в Сумській області номерами, які використовувались в хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів не встановлено. Крім того, ведеться окремий робочий зошит КО із зазначенням прізвищ осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження та найбільш актуальної, необхідної інформації, що значно полегшує здійснювати контроль за всіма особами стосовно яких розглянуті кримінальні провадження та пошук необхідної інформації. Щоквартально до ТУ ДСА направлялася інформація про кількість сформованих карток (із зазначенням кількості карток, матеріали кримінальних проваджень яких надіслані до апеляційного суду). При цьому в обліково-статистичних картках заповнювалися збиткові картки.
На виконання спільного наказу прокуратури Сумської області та ТУ ДСА України в Сумській області №101/6 від 21.06.2018р. «Про забезпечення міжвідомчого обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях» відповідальною особою щомісяця до Кролевецького відділу Шосткинської місцевої прокуратури направлявся акт взаємозвірки інформації про кількість розглянутих кримінальних проваджень та конкретних осіб у них, вироки, ухвали суду щодо яких набрали законної сили у відповідному періоді.
Після здачі справ до канцелярії суду, відповідальні секретарі вносять інформацію щодо дати повернення справ до канцелярії, дати звернення до виконання/направлення до апеляційної чи касаційної інстанції, щодо виданих/ надісланих виконавчих документів.
Відповідно до наказу керівника апарату суду та на виконання вимог Інструкції з діловодства визначено осіб, відповідальних за внесення відомостей про облік судового збору, шляхом заповнення даних у автоматизованій системі документообігу суду, а саме: секретарів суду Коваленко Т.В., Усенко О.М., Соловйову Н.І.
Працівники апарату суду ознайомлюються з нормативно-правовими актами щодо ведення первинного обліку та статистичної звітності, щодо оновлень в КП «Д-3» шляхом самоосвіти, участі у загальних навчаннях.
Наказом керівника апарату суду з метою належної організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні суду, опрацювання, систематизації, проведення аналізу і контролю щодо задоволення запиту по публічній інформації, надання консультацій під час оформлення запиту визначено відповідальну особу – консультанта суду, яка виконує зазначені обов’язки відповідно до Порядку організації доступу до публічної інформації, затверджену наказом керівника апарату та погодженого з головою суду № 04к-од від 06.06.2011 року. Наказом №01-од від 20.02.2013р. затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності Кролевецького районного суду.
Відповідно до номенклатури були сформовані справи: «Квартальні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» (№ 05-06) , «Піврічні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» (№ 05-05) та «Річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» (№ 05-04), де зберігаються всі, належним чином оформлені, оригінали статистичних звітів суду. Для удосконалення облікової та статистичної роботи ведуться також наступні номенклатурні справи ׃ «Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації ДСА України та ТУ ДСА у Сумській області з питань судової статистики» (№ 05-02), «Супровідні листи про направлення карток та талонів до ТУ ДСА у Сумській області та Апеляційного суду Сумської області» (№ 05-10), «Копії судових рішень Верховного Суду України, касаційної та апеляційної інстанцій стосовно перегляду судових рішень, постановлених місцевим судом» (№ 03-01, 03-02, 03-03, 03-04, 03-05), «Картки обліку сум шкоди відшкодовані» (№ 05-12), «Картки обліку сум шкоди не відшкодовані» (№ 05-11), "Картки на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні провадження"(№ 05-14), «Копії окремих ухвал суду» (№ 03-13), «Звіти щодо кількості судових рішень направлених до ЄДРСР» (№ 05-13), «Документи (доповнення, пояснення, підтвердження) показників у піврічних, річних звітах про роботу суду з розгляду справ» (№ 05-07).
Під час підготовки звітів випадків не заповнення чи неточності інформації у обліково-інформаційних картках по різним категоріям справ виявлено не було.
Кролевецьким районним судом приділялася особлива увага організації роботи канцелярії та секретаріату суду, ведення діловодства та організації контролю за виконанням документів, доручень, вказівок, складання і оформлення службових документів, ведення первинного обліку, стану обліково-статистичної та кодифікаційної роботи, організація роботи архіву.
Робота суду планується по півріччях.
Згідно з планами роботи суду на І та ІІ півріччя 2019 р. у січні проведено огляди даних про стан здійснення правосуддя, у січні та липні – аналізи обліково–статистичної роботи, антикорупційної діяльності суду, судимості по району за підсумками роботи у 2018 році та 1 півріччі 2019 року. Щоквартально проводяться аналізи стану організації роботи із зверненнями громадян та аналізи з дотримання Кролевецьким районним судом Закону України "Про доступ до публічної інформації".
У лютому та вересні 2019р. помічниками суддів перевірено своєчасність та правильність звернення до виконання судових рішень по всім категоріям справ, які розглянуті судом у ІІ півріччі 2018 р. та у І півріччі 2019 року.
У грудні 2019 року помічниками суддів було проведено перевірку якості роботи секретарів судового засідання, в тому числі дотримання вимог посадової інструкції, виготовлення протоколів судових засідань по всім категоріям справ, ведення журналів, формування судових справ.
Крім того, відповідальними працівниками протягом 2019 року було проведено наступні аналізи та узагальнення судової практики:
- аналіз причин зміни/скасування судових рішень судами апеляційної та касаційної інстанцій у 2018 році та у 1 півріччі 2019 року;
- аналіз виправлених описок у виконавчих листах за 2018 рік.;
У червні та грудні 2019р. керівником апарату суду перевірено правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні провадження та карток обліку сум шкоди, завданої злочином за І та ІІ півріччя 2019р.
За результатами перевірки складено відповідні довідки, які знаходяться у відповідних номенклатурних справах.
Недоліки та неточності, які були виявлені під час перевірок оперативно виправлялися та усувалися. Згадане на якість по формуванню статистичної звітності про роботу суду не вплинуло.
У звітному періоді відповідальними працівниками апарату суду щомісячно направлялася до ТУ ДСА в Сумській області інформація про виконання вимог антикорупційного законодавства та щоквартально звіт щодо забезпечення незалежності та безпеки суддів.
На виконання листа ТУ ДСА України в Сумській області № 03-1648/18 від 09.12.2019 року працівниками суду були складені форми статистичної звітності за №1 мзс, 1-Л, 1-а, 1-п, 1-к, 1-ц, 6, 7, 8, 10. Всі форми статистичної звітності були сформовані у автоматичному режимі.
На виконання наказу ДСА України від 22.12.2017 року № 1123 консультантом суду щоквартально направлялися до ТУ ДСА України в Сумській області "Звіт суду щодо комунікаційної діяльності" та "Інформація щодо прес-служби суду".
З огляду на викладене, на І півріччя 2020 року слід запланувати ряд заходів щодо підвищення якості обліково-статистичної роботи у суді.
03.01.2020 року
В.о. голови
Кролевецького районного суду О.В.Моргун
Вик. Садова О.М.
(05453)9-52-21
_03_03.png)
