Аналіз стану обліково-статистичної роботи Кролевецького районного суду Сумської області у 2011 році

А Н А Л І З
 стану обліково-статистичної роботи
Кролевецького районного суду Сумської області 
у 2011 році

За результатами звітного періоду та на виконання плану роботи Кролевецького районного суду Сумської області на І півріччя 2012 року проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи суду у 2011 році.
Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 27.06.2006 року № 860/12734 зі змінами та доповненнями; Положення про Автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (з наступними змінами), Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87); Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином (затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 р. № 21).
Відповідно до п.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій та статус суддів України» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Робота у вказаній програмі щодо наповнення та використання інформації здійснюється на основі виданих наказів голови суду № 17-од від 31.12.2010 року «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу суду» та керівника апарату суду№ 06 к-од від 20.12.2010 року «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу у апараті Кролевецького районного суду».
На протязі 2011 року, відповідними наказами керівника апарату Кролевецького районного суду Сумської області новоприйняті працівники включалися до списку користувачів автоматизованої системи документообігу. В той же час працівників, які були звільнені з Кролевецького районного суду виключали зі списку користувачів автоматизованої системи документообігу Кролевецького районного суду.
Крім того, відповідно до розпоряджень керівника апарату суду № 2к від 31.01.2011 року та № 06к від 24.11.2011 року користувачів системи документообігу, а саме секретарів судового засідання щоденно протягом робочого дня зобов’язано вносити до програми ДЗС інформацію, а саме:
-    дати, час та причини відкладення розгляду,
-    дати призначення справи до попереднього та судового розгляду,
-    дати зупинення та відновлення провадження у справі.
Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система введення та наповнення інформації до КП «ДЗС» щодо справ та матеріалів, що надходять до суду.
Протягом року працівниками апарату Кролевецького районного суду (далі – суду) належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме: у день надходження відповідної справи чи матеріалу відповідальним секретарем реєструвалися у програмі ДЗС у розділі «Загальна канцелярія» після чого передавалось до відповідної канцелярії: кримінальної, цивільної, адміністративної, справ про адміністративні правопорушення. Після отримання матеріалів та справ секретарем відповідної канцелярії заводилися обліково-статистичні картки з дотриманням хронологічної послідовності. В електронній картці проставлялися всі необхідні значення та відмітки в тому числі призначення до попереднього розгляду, дати та причини відкладення, дата, суть прийнятого рішення, інформація щодо звернення, виконання та результати виконання. Крім того заповнювалися картки на осіб стосовно яких судом було розглянуто кримінальну справу та картки обліку сум шкоди завданої злочином.
Під час проміжних перевірок та процесу підготовки звітів випадків наявності карток-дублікатів, не виявлено.
Після реєстрації справи передаються керівнику апарату суду для автоматизованого розподілу між суддями Кролевецького районного суду, відповідно до розділу 3 Положення та визначених засад формування колегій рішенням зборів суддів від 31.12.2010р (до 06.06.11р) №1 та від 06.06.2011р. №3, який своєю резолюцією зазначав прізвище відповідного судді та дату авторозподілу.
У 2011 році керівництвом суду особлива увага приділялася контролю за правильністю та оперативністю реєстрації справ, а саме під час автоматичного розподілу судових справ керівником апарату одночасно здійснювалася перевірка правильності їх реєстрації, зокрема зазначення номеру, учасників процесу, визначення категорії справи тощо.
Робота щодо заповнення карток на осіб стосовно яких розглянута кримінальна справа (КО) та картка обліку сум шкоди, завданої злочином у суді покладена на консультанта з кадрової роботи Велесь Л.Ю.. Напередодні звітних  періодів у червні  та грудні 2011р. згідно з планами роботи суду на І та II півріччя 2011р. керівником апарату суду перевірено вказаний напрямок роботи, складено відповідну довідку, відповідно до висновків якої суттєвих недоліків не виявлено. КО вводились в програму згідно з наданими ТУ ДСА у Сумській області номерами, які використовувались в хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів не встановлено. Крім того, Велесь Л.Ю. ведеться окремий робочий зошит КО із зазначенням прізвищ осіб та найбільш актуальної, необхідної інформації, про що позитивно відмічено у довідці, оскільки це полегшує контроль за всіма особами стосовно яких розглянуті кримінальні справи та пошук необхідної інформації.
Керівник апарату суду несе персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи документообігу суду.
Відповідно до номенклатури справ суду були сформовані номенклатурні справи «Квартальні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», «Піврічні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» та «Річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», де зберігаються всі, належним чином оформлені, оригінали статистичних звітів суду. Для удосконалення облікової та статистичної роботи ведуться також наступні номенклатурні справи ׃ «Листи та роз’яснення зі статистичної роботи», «Супровідні листи про направлення карток та талонів до ТУ ДСА у Сумській області та Апеляційного суду», «Копії судових рішень Верховного Суду України, апеляційного суду стосовно перегляду судових рішень, постановлених місцевим судом», «Картки обліку сум шкоди відшкодовані», «Картки обліку сум шкоди не відшкодовані», «Копії окремих ухвал суду», «Копії постанов(ухвал), за якими справи надіслані на додаткове(досудове) розслідування», «Копії постанов, за якими справи відкликані і повернуті прокурору», «Щомісячні звіти щодо кількості судових рішень направлених до ЄДРСР» та інші.
Згідно з планами роботи суду на І та II півріччя 2011р. у січні проведено аналізи стану правосуддя, обліково – статистичної роботи, звернень громадян, аналіз судимості по району у 2010 році, а у серпні 2011 року за підсумками роботи у I півріччі 2011 року. У березні та вересні 2011р. помічниками суддів перевірено своєчасність та правильність звернення до виконання судових рішень по всім категоріям справ, які розглянуті судом у ІІ півріччі 2010р. та у 2011 році. У лютому 2011р. керівником апарату суду проведено перевірку дотримання вимог Інструкції про зберігання речових доказів по кримінальним справам у суді у 2010 році. За результатами складено відповідні довідки, які поміщені до відповідних номенклатурних справ. Щоквартально до ТУ ДСА направлялися акти звірки щодо направлення КО, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи.
Протягом аналізованого періоду були проведені перевірки щодо якості роботи осіб, відповідальних за обліково-статистичну роботу у суді, у тому числі ведення обліково-інформаційних карток у письмовому вигляді відповідно до вимог Інструкції з діловодства у місцевому та загальному суді та електронні картки відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
Помилок, що могли б вплинути на повноту та правильність звітів про роботу суду перевірками не виявлено.
Протягом 2011 року колектив суду активно брав участь у обговоренні пропозицій щодо можливості удосконалення обліково-статистичної роботи. Незважаючи на значне збільшення надходження справ особливу увагу керівництво суду приділило контролю за строками призначення та розгляду судових справ. Періодично здійснювались контрольні вибірки списків справ, що перебувають на розгляді суддів та обговорення їх результатів на зборах суддів.
06 грудня 2011 року керівник апарату суду, консультант з кадрової роботи та головний спеціаліст з ІТ відвідали семінар-навчання щодо підготовки річної статистичної звітності, що проводили спеціалісти ТУ ДСА у Сумській області та ДП ІСС. На виконання листа ТУ ДСА №02-2168 від 23.12.2011 року працівниками суду були складені та направлені форми річної статистичної звітності за №1-ОП, 1-Л, 1, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5 та додаткові форми і підтвердження до них. Електронна інформація була внесена до шаблонів, надісланих ТУ, які в свою чергу занесені до ДЗС, звідки були роздруковані письмові варіанти та направлені до ТУ ДСА у Сумській області.При перевірці звітів спеціалістами ТУ ДСА у Сумській області 03 січня 2012 року виявлено деякі недоліки, які не пов’язані з обліково - статистичною роботою суду. Відповідальною особою під час підготовки Акту звірки обробки та повноти надсилання карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи судом до ТУ ДСА у Сумській області зроблена арифметична помилка під час підрахунку КО.
Під час підготовки та складання звітності за І півріччя 2011 року були виявлені ряд проблемних питань у функціонуванні автоматизованої системи документообігу, а саме:
- не налагоджена функція щодо об’єднаних справ, а саме інформація по приєднаним справам «не переходить до головної справи»;
- в КО на особу у гілці «Відомості про судове рішення» відсутнє віконце «дата призначення справи до розгляду у апеляції», або ж після проставляння відмітки про надходження апеляційної скарги у гілці «Відомості про апеляційних розгляд» відповідна графа повинна бути активною. Вказану інформацію необхідно проставляти ручкою;
- відсутня можливість видаляти непотрібні шаблони;
- кожного разу після закриття справи, навіть якщо не були внесені зміни йде запит про необхідність збереження інформацію, що затягує час роботи з програмою;
- відсутня можливість видалити пробні картки, які були заведені чи змінені ще у 2010р, коли ДЗС офіційно не функціонувала,
- під час контрольної перевірки незадовго до здачі звітів виявлено відсутність значень у п. 20 «Додаткове покарання» по справам, провадження у яких було закрито по різним причинам.
З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду та на виконання вимог Інструкції на І півріччя 2012 року заплановано наступні заходи:
●    провести аналіз стану здійснення правосуддя у 2011 році;
●    провести аналіз обліково-статистичної роботи у суді за підсумками роботи у 2011 році,
●    у червні перевірити правильність карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та карток обліку сум шкоди, завданої злочином за I півріччя 2012 року,
●    провести перевірку якості виконання посадових та функціональних обов’язків секретарів суду Коваленко Т.В. (цивільні справи) та Усенко О.М. (адміністративні справи) (у зв’язку з перерозподілом обов’язків у 2011 році), в т.ч. дотримання вимог Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді та Інструкціі про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду,
●    проводити заняття з працівниками апарату по вивченню положень Інструкції з діловодства в судах,
●    провести навчання з працівниками суду щодо вивчення Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України 05.06.2006. №55,
●    визначити причини порушення строків під час призначення та розгляду справ та матеріалів, проводити проміжний контроль щодо запобігання подібним випадкам;
●    відповідальною особою своєчасно готувати супровідні листи щодо правильності направлення карток на осіб стосовно яких розглянуто кримінальні справи до ТУ ДСА та щоквартально акти звірок до них;
●    здійснювати навчання та методичну допомогу всім працівникам суду при роботі з програмою «Документообіг загальних судів».
З огляду на викладене, на 2012 рік слід запланувати ряд заходів щодо підвищення якості обліково-статистичної роботи у суді.
1. Здійснювати постійний контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку у автоматизованій системі документообігу суду.
2. Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату судів, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики.
3. Під час проведення семінарських занять з працівниками апарату судів, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України «Про судоустрій і статус суддів».
4. Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи.
5. Уживати додаткових заходів щодо підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються первинним обліком справ та підготовкою звітів.

Голова
Кролевецького районного суду                      О.В. Бєгунова

20.01.2012 рік