Аналіз стану обліково-статистичної роботи Кролевецького районного суду Сумської області у 2012 році

 А Н А Л І З

 стану обліково-статистичної роботи

Кролевецького районного суду Сумської області 

у 2012 році

За результатами звітного періоду та на виконання плану роботи Кролевецького районного суду Сумської області на І півріччя 2013 року проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи суду у 2012 році.

Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 27.06.2006 року № 860/12734 зі змінами та доповненнями;

Положення про Автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (з наступними змінами);

Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів;

Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87);

Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином (затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 р. № 21);

Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних  відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду , затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 № 168.

Відповідно до п.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій та статус суддів України» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Робота у вказаній програмі щодо наповнення та використання інформації здійснюється на основі виданих наказів голови суду № 17-од від 31.12.2010 року «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу суду» та керівника апарату суду№ 06 к-од від 20.12.2010 року «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу у апараті Кролевецького районного суду».

На протязі 2012 року, відповідними наказами керівника апарату Кролевецького районного суду Сумської області новоприйняті працівники включалися до списку користувачів автоматизованої системи документообігу. В той же час працівників, які були звільнені з Кролевецького районного суду виключали зі списку користувачів автоматизованої системи документообігу Кролевецького районного суду.

З 01 березня 2012 року у суді впроваджена нова версія комп’ютерної програми для автоматизації документообігу загальних судів «Д-3» (КП «Д-3»). Для здійснення обміну даних між судами різних інстанцій, Центральною базою даних та Єдиним державним реєстром судових рішень, контролю за цілісністю, резервного копіювання бази даних з 01 березня 2012 року запровадили використання комп’ютерної програми «Сервіс підтримки діловодства» (КП «СПД»).

Тобто з 01 березня 2012 року реєстрація судових справ, а саме: присвоєння єдиних унікальних номерів, здійснювалось відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу судів: код суду/ номер за порядком/ рік. Внаслідок переходу на новий порядок присвоєння номерів виникали деякі проблеми щодо реєстру справ по номеру за порядком.

Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система введення та наповнення інформації до КП «Д-3» щодо реєстрації документів, справ та матеріалів, що надходять до суду.

Протягом року працівниками апарату Кролевецького районного суду (далі – суду) належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх документів, справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме: у день надходження документи реєструвалися у автоматизованій системі документообігу суду у «гілці» «Загальна канцелярія», а документи, які підлягали розгляду в порядку процесуального законодавства також і у «гілках»: «Канцелярія з кримінальних справ», «Канцелярія з цивільних справ», «Канцелярія з адміністративних справ», «Канцелярія з адміністративного правопорушення», тобто реєструвалися відповідні обліково-статистичні картки. В електронній обліково-статистичній картці проставлялися всі необхідні значення та відмітки, в тому числі призначення до попереднього розгляду, дати та причини відкладення, дата, суть прийнятого рішення, інформація щодо звернення, виконання та результати виконання, тощо. Крім того заповнювалися картки на осіб стосовно яких судом було розглянуто кримінальну справу та картки обліку сум шкоди завданої злочином.

Під час проміжних перевірок та процесу підготовки звітів випадків наявності карток-дублікатів, не виявлено.

Після реєстрації справи передаються керівнику апарату суду для автоматизованого розподілу між суддями Кролевецького районного суду, який своєю резолюцією зазначав прізвище відповідного судді та дату авторозподілу. Автоматичний розподіл здійснювався відповідно до розділу 3 Положення та визначених засад формування колегій, які визначені  рішеннями зборів суддів від 06.06.2011р. №3, від 28.05.2012р. №12 та від 26.11.2012р. №23.

Під час автоматичного розподілу справ керівником апарату одночасно здійснювалася перевірка правильності їх реєстрації, зокрема зазначення номеру, інформація про учасників процесу, визначення категорії справи тощо.

Відповідно до розпоряджень керівника апарату суду № 2к від 31.01.2011 року та № 06к від 24.11.2011 року секретарі судового засідання щоденно протягом робочого дня вносили до програми «Д-3» інформацію про дати, час та причини відкладення розгляду, дати призначення справи до попереднього та судового розгляду, дати зупинення та відновлення провадження у справі.

Обліково-статистичні картки ідентично заповнювалися і у паперовому вигляді.

Робота щодо заповнення карток на осіб стосовно яких розглянута кримінальна справа (КО) та картка обліку сум шкоди, завданої злочином у суді покладена на консультанта з кадрової роботи. Напередодні звітних  періодів у червні  та грудні 2012р. згідно з планами роботи суду на І та II півріччя 2012р. керівником апарату суду перевірено вказаний напрямок роботи, складено відповідну довідку, відповідно до висновків якої суттєвих недоліків не виявлено. КО заповнювалися у КП «Д-3» згідно з наданими ТУ ДСА в Сумській області номерами, які використовувались в хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів не встановлено. Крім того, ведеться окремий робочий зошит КО із зазначенням прізвищ осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи та найбільш актуальної, необхідної інформації, оскільки це полегшує контроль за всіма особами стосовно яких розглянуті кримінальні справи та пошук необхідної інформації. Щоквартально до ТУ ДСА направлялися акти звірки щодо направлення КО, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи.

Після здачі справ до канцелярії суду, відповідальні секретарі вносять інформацію щодо дати повернення справ до канцелярії, дати звернення до виконання/направлення до апеляційної чи касаційної  інстанції, щодо виданих/ надісланих виконавчих документів.

Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи документообігу суду несе керівник апарату.

Наказом керівника апарату суду  з метою належної організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні суду, опрацювання, систематизацію, проведення аналізу і контролю щодо задоволення запиту по публічній інформації, надання консультацій під час оформлення запиту визначено відповідальну особу – консультанта суду, яка виконує зазначені обов’язки відповідно до Порядку організації доступу до публічної інформації, затверджену наказом керівника апарату та погодженого з головою суду № 04к-од від 06.06.2011 року.

Номенклатура справ суду на 2012 рік розроблена, схвалена на засіданні експертної комісії суду 23.12.2011р. та на засіданні експертної комісії архівного відділу Кролевецької РДА від 15.02.2012р.

Відповідно до номенклатури були сформовані справи: «Квартальні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», «Піврічні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» та «Річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», де зберігаються всі, належним чином оформлені, оригінали статистичних звітів суду. Для удосконалення облікової та статистичної роботи ведуться також наступні номенклатурні справи ׃ «Листи та роз’яснення зі статистичної роботи», «Супровідні листи про направлення карток та талонів до ТУ ДСА у Сумській області та Апеляційного суду», «Копії судових рішень Верховного Суду України, апеляційного суду стосовно перегляду судових рішень, постановлених місцевим судом», «Картки обліку сум шкоди відшкодовані», «Картки обліку сум шкоди не відшкодовані», «Копії окремих ухвал суду», «Копії постанов(ухвал), за якими справи надіслані на додаткове(досудове) розслідування», «Копії постанов, за якими справи відкликані і повернуті прокурору», «Щомісячні звіти щодо кількості судових рішень направлених до ЄДРСР», «Пояснення, підтвердження до статистичних звітів».

Кролевецьким районним судом приділялася особлива увага  організації роботи канцелярії суду, ведення діловодства та організації контролю за виконанням документів, доручень, вказівок, складання і оформлення службових документів, ведення первинного обліку, стану обліково-статистичної та кодифікаційної роботи, організація роботи архіву.

Робота планується по півріччях.

Згідно з планами роботи на І та II півріччя 2012р. у січні проведено аналізи стану правосуддя, обліково – статистичної роботи, звернень громадян, по архівній роботі, аналіз судимості по району за підсумком роботи у 2011 році, а у серпні 2012 року за підсумками роботи у I півріччі 2012 року. У березні та вересні 2012р. помічниками суддів перевірено своєчасність та правильність звернення до виконання судових рішень по всім категоріям справ, які розглянуті судом у ІІ півріччі 2011р. та у 2012 році. У лютому 2012р. керівником апарату суду проведено перевірку дотримання вимог Інструкції про зберігання речових доказів по кримінальним справам у суді у 2011 році. У червні керівником апарату суду проведено аналіз якості виконання посадових та функціональних обов’язків секретарів суду Коваленко Т.В. та Усенко О.М., а саме ведення обліково-статистичних карток, відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

Протягом аналізованого періоду були проведені також перевірки щодо якості роботи осіб, відповідальних за обліково-статистичну роботу у суді, у тому числі ведення обліково-інформаційних карток у письмовому вигляді відповідно до вимог Інструкції з діловодства у місцевому та загальному суді та електронні картки відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду. За результатами складено відповідні довідки, які поміщені до відповідних номенклатурних справ.

Недоліки та неточності, які були виявлені під час перевірок оперативно виправлялися та усувалися. Згадане на якість по формуванню статистичної звітності про роботу суду не вплинуло.

З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду та на виконання вимог Інструкції на І півріччя 2013 року заплановано наступні заходи:

●  провести аналіз стану здійснення правосуддя у 2012 році;

●  провести аналіз обліково-статистичної роботи у суді за підсумками роботи у 2012 році,

●  у червні перевірити правильність карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та карток обліку сум шкоди, завданої злочином за I півріччя 2013 року,

●  проводити заняття з працівниками апарату по вивченню положень Інструкції з діловодства в судах,

●  провести навчання з працівниками суду щодо вивчення Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України 05.06.2006. №55,

●  визначити причини порушення строків під час призначення та розгляду справ та матеріалів, проводити проміжний контроль щодо запобігання подібним випадкам;

●  відповідальною особою своєчасно готувати супровідні листи щодо правильності направлення карток на осіб стосовно яких розглянуто кримінальні справи до ТУ ДСА та щоквартально акти звірок до них;

●  здійснювати навчання та методичну допомогу всім працівникам суду при роботі з програмою «Документообіг загальних судів».

Протягом 2012 року колектив суду активно брав участь у обговоренні пропозицій щодо можливості удосконалення обліково-статистичної роботи, в тому числі засобами КП «Д-3» на виробничих нарадах Так, обговорювалися результати роботи суду за підсумками роботи у 2011 році та І півріччяя 2012 року, аналізи обліково-статистичної роботи, аналізи правосуддя, плани роботи та матеріали їх виконання, в тому числі щодо перевірки виконання посадових обов’язків працівників, відповідальних за обліково-статистичну роботу.

Голова суду здійснює постійний контроль за строками призначення та розгляду судових справ. Щомісячно готуються вибірки списків справ, що перебувають на розгляді понад 1 місяць, понад 2 місяці, які обговорюються на зборах суддів.

21 червня, 19 жовтня, 05 грудня 2012 року керівник апарату суду та головний спеціаліст з ІТ відвідали відео-семінар щодо підготовки річної статистичної звітності засобами КП «Д-3».

На виконання листа ТУ ДСА №03-2377 від 27.12.2012 року працівниками суду були складені  форми річної статистичної звітності за №1-ОП,1, 1-1, 1-Л, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5, 6-8 та  додаткові форми і підтвердження до них. Інформація була внесена до шаблонів, які в свою  чергу імпортовані до Д-3.

За інформацією отриманою на семінарі 24.12.2012 року, звіти за формами, окрім № 3 та № 6-8, формувалися у ручному режимі. За підсумком 2012 року звіти, за формами № 3, №5, №1-Л та формами №6-8, сформовані автоматично.

Під час підготовки та складання  звітності за 2012 рік було виявлено ряд проблемних питань у функціонуванні автоматизованої системи документообігу, які не надали можливості  сформувати звіти за формами №№ 1, 1-1, 2-Ц, 2-А, 4, 1-ОП у автоматичному режимі. А саме:

- відсутня можливість видаляти непотрібні шаблони;

- кожного разу після закриття справи, навіть якщо не були внесені зміни йде запит про необхідність збереження інформацію, що затягує час роботи з програмою;

- Форма №1: кримінальна справа 1809/447/012 відносно двох осіб порушена внаслідок скарги яка надійшла до суду в порядку ст.27 КПК 1960р. Через деякий час до неї приєднано  кримінальну справу №1809/1543/2012  відносно однієї особи,  яка також порушена за скаргою потерпілого. Внаслідок розгляду зазначеної справи двох осіб засуджено, одну виправдано. При формуванні звітності виявлено, що одна особа яку виправдано (з першої справи) у звіті взагалі  не відображається ні в надходження, ні в розглянутих. Особи які засуджені відображуються  як розділі 1, так і в розділі 3 (міри покарання);

- розділ 2 невірно рахує кількість скарг в порядку ст.27 КПК 1960р. які надійшли у звітному періоді). Надійшла скарга по якій порушена кримінальна справа, через деякий час ще одна скарга по якій також порушують кримінальну справу і в цій же постанові приєднують до першої кримінальної справи. У графі 2 розділу 2 скарга яка надійшла пізніше не обліковується, мабуть внаслідок того, що вона приєднана  до першої справи. Хоча як скарга що надійшла у звітному періоді в графі 2 повинна була відобразитися;

- не в повному обсязі підрахувало кримінальні справи щодо неповнолітніх (рядок 84 розділ 1). Фактично надійшло до суду 10 справ відносно 10 осіб за результатами розгляду  5 осіб засуджено по 5-и особам справи закрито. У звіт прорахувало, що надійшло 4 справи відносно 10 осіб, показник графі 20 (засуджені) відсутній, а закрито відносно лише 4 осіб. Інформація у обліково-статистичних картках внесена вірно.

- Форма №1-ОП: розділ 2 взагалі не розраховує;

- у розділ 3 рядок «кількість справ, у яких підсудному змінювався запобіжний захід» проставляє не тільки кількість підсудних, яким в ході судового розгляду справи змінювався запобіжний захід на взяття під варту внаслідок не прибуття у судове засідання, а і тих, яким взяття під варту обирався внаслідок засудження до позбавлення волі, що не є вірним;

- Форма 2-Ц: у ОСК 14 «Заява про перегляд заочного рішення» відсутній рядок для відмітки про фіксування процесу тех.. засобом;

- у рядках 18, 19 довідки до звіту взагалі не відображається інформація про кількість справ розглянутих з фіксуванням судового процесу та про кількість окремих ухвал (приклад  справа №2-4\12 у ОСК відмічено, що процес фіксувався і по справи ухвалювалися окремі ухвали). В даному випадку, на нашу думку, є помилки у шаблонах, адже більшість справ по ЦПК розглядаються з фіксуванням, про що є відповідні відмітки у ОСК, однак жодна не зазначена у відповідному рядку довідки);

- у рядку 24 довідки до звіту «Надіслано копії судових наказів з порушенням строку, передбаченого ч.1 ст.104», а також рядку 25 довідки до звіту «Надіслано копії ухвал про скасування судових наказів з порушенням строку» відображені показники, однак після перевірки  відповідних ОСК помилок встановлено не було. Так, помилку видає в тому випадку коли судові накази та ухвали  видавалися у п’ятницю, а накази та ухвали надсилалися у понеділок. Хоча відповідно до положень ЦПК це не порушення строку, адже понеділок наступний робочий день (ст.104, 105 ЦПК);

- у розділі 1 рядок 7 графа 5 «Позовні заяви – розглянуті з порушенням строки» відображає ті справи; по яким строки не порушені. Відповідно до ч.1 ст121 ЦПК України суддя, встановивши, що позовну заяву подано без додержання вимог, встановлених ст.ст.119, 120 ЦПК постановляє ухвалу про залишення позовної заяви без руху і надає строк для усунення недоліків, який не може перевищувати п’яти днів з моменту отримання позивачем ухвали. Тобто, під час надання строку  для усунення недоліків одночасно враховується строк для можливості поштового направлення і отримання позивачем ухвали. У КП «Д-3» в разі якщо строк від дати ухвали перевищує п’ять днів то автоматично визначається, що строк, передбачений ЦПК порушено;

- Аналогічна ситуація щодо відкриття провадження у справі, адже ч.3 ст. 122 ЦПК зобов’язує  не пізніше двох днів з дня надходження позовної заяви звертатися до відповідного органу реєстрації місця перебування та місця проживання відповідача щодо надання інформації про зареєстроване місце проживання (перебування) такої фізичної  особи. В той же  час,  ч. 4 ст.122 ЦПК встановлює, що суд не пізніше наступного дня отримання інформації зазначеної вище вирішує питання  про відкриття провадження у справі. Отже, у КП «Д-3» не враховано необхідну кількість днів для направлення та отримання від органу реєстрації місця проживання (перебування) особи – відповідача такої інформації. Якщо від дати надходження заяви до суду і до відкриття провадження у справі минає більше трьох днів автоматично відображає справу, як таку, що розглянута з порушення строків, встановлених ЦПК.

Вважаємо, що доцільно було б рекомендувати розробнику під час створення і корегування шаблонів звітів у відповідні рядки і графи щодо порушення строків відносити лише ті справи, які судом у відповідних комірка у ОСК відмічено галочкою «Порушено строки розгляду, встановлені ЦПК». Така комірка мається у кожній ОСК. Відповідальний працівник апарату суду може сам, враховуючи положення відповідного процесуального закону, визначити чи порушено строки по кожній конкретній справі, аналогічно звітам, які рахувалися у ручному режимі до введення в роботу автоматизованої системи документообігу.

- Форма №2-А: у розділі 4 рядок 1 графи 4, 6, 7 мається вірний показник про розгляд заяв про скасування постанови суду за нововиявленими обставинами «235». Ця ж цифра відображається і у графі 13 «Розглянуто з порушенням строків», дана інформація є недостовірною. Після перевірки кожної ОСК на справу встановлено,  що строк, який визначений  КАС України (ч.1 ст.252) не порушено у жодній зі справ, інформація внесена вірно. Вважаємо, що у шаблоні не вірні налаштування, адже всі справи по яким відкрито провадження також і зазначені такими по яким порушені строки розгляду.

- Форма №4: у розділі 1 відображаються  виконавчі листи видані судом у звітному періоді. В разі якщо виконавчий лист  видано по справі, яка розглядалася до 2011 року, тобто до часу впровадження в судах автоматизованої системи, то виникає необхідність внесення справ за  минулі роки до автоматизованої системи з метою внесення інформації про видачу такого виконавчого листа з метою формування достовірних статистичних відомостей. Як приклад, у 2012 році до суду масово у великій кількості повертаються справи з апеляційної інстанції категорії «діти – війни», які розглядалися у 2010 році і по яким стягнуто судовий збір. По кожній на даний час судом виписується  виконавчий лист і направляється до ДПІ, тобто цю кожну справу  необхідно внести  у автоматизовану систему з усіма  реквізитами.

В той же час використовуючи ручну форму вводу даних, суд, по об’єктивним причинам, не здав звітність згідно визначеного графіку 02 січня 2013 року.

Так, при роздруківці імпортованого збереженого звіту, форма 2-Ц, поряд з контрольною сумою зазначався «Шевченківський районний суд м.Києва» замість «Кролевецький районний суд Сумської області». При тому, що під час формування у відповідній комірці «Кролевецький районний суд Сумської області» зазначений «за замовчуванням».

- форма № 2-А – відповідальними працівниками у ручну форму вводу занесена інформація, яка є перевіреною та достовірною. Після імпорту зазначеної форми у КП «Д-3» деякі показники зникали, а саме: рядок 1, 2, 10 довідки до звіту.

- форма № 1-1 - відповідальними працівниками у ручну форму вводу занесена інформація, яка є перевіреною та достовірною. Після імпорту зазначеної форми в КП «Д-3» показники рядку 58 («Усього») розділу 2 «зникали», автоматично проставлялися показники «0». Незважаючи на те, що у рядках 54, 18 малися показники. В той же час  після натискання функції «Перевірка» логічних помилок не видавало.

- форма №1 -  відповідальними  працівниками у ручну форму вводу занесена інформація, яка є перевіреною та достовірною. Після імпорту зазначеної форми в КП «Д-3» у розділі 1 рядок 2 «Скарги потерпілих…» автоматично показник у графі 4 змінювався з «4» на «5», що є невірним.  Після неодноразових спроб завантажити звіт, результат не змінювався. Головним спеціалістом з ІТ перевірено шаблони УЛК, і виявилося, що ймовірно такі показники проставляються внаслідок формули в цих комірках, адже скарг надійшло 5, а кримінальних справ 3.

Зазначені проблеми були виявлені 29.12.2012р. під час тестового формування звітів. Були подані відповідні заявки на технічну підтримку близько 12год., 14год., 15год. О 16год. отримавши відповідь про те, що такі недоробки виправити неможливо, у зв’язку з закінченням  робочого часу та  наступними вихідними днями. Наступний дзвінок на технічну підтримку  вже здійснювався  у перший робочий день 02 січня 2013 року.

Саме тому Кролевецький районний суд Сумської області 02.01.2013 року об 11год. не здавав звіт про роботу за підсумками 2012 року, з причин, що не залежали від працівників суду.

З огляду  на викладене, на 2013 рік слід запланувати ряд заходів щодо підвищення якості обліково-статистичної роботи у суді.

1. Здійснювати постійний контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті та правильності заповнення документів первинного обліку у автоматизованій системі документообігу суду.

2. Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату судів, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики.

3. Під час  проведення семінарських занять з працівниками апарату судів, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України,  знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень  Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

4. Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи.

5. Уживати  додаткових заходів щодо підвищення  кваліфікації працівників апарату  судів, які  займаються первинним  обліком  справ та підготовкою звітів.

6. Здійснювати перевірку правильності та достовірності формування статистичної звітності засобами КП «Д-3», в разі виявлення  неточностей технічної сторони повідомляти ДП «УСС».

Голова

Кролевецького районного суду                                                                         О.В. Бєгунова

03.01.2013 рік