Аналіз роботи архіву Кролевецького районного суду за 1 півріччя 2013 року

Аналіз роботи архіву Кролевецького районного суду

за 1 півріччя 2013 року

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» у Кролевецькому районному суді діє архів для зберігання архівних документів, що накопичилися за час діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах для службових цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

У 1 півріччі 2013 року робота в архіві суду велась відповідно до:

- Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 року №16;

- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, в новій редакції, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року №168;

- Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.2006 року №68;

- Положення про архів Кролевецького районного суду, схваленого на засіданні експертної комісії архівного відділу Кролевецької районної державної адміністрації (наказ керівника апарату Кролевецького районного суду № 18к-од від 26.12.2012 року);

- Положення про експертну комісію Кролевецького районного суду, схваленого на засіданні експертної комісії архівного відділу Кролевецької районної державної адміністрації (наказ голови суду № 04-од від 19.02.2010 року).

У суді для розміщення архіву виділено два приміщення на першому поверсі. В одному з них зберігаються кримінальні, цивільні та адміністративні справи, в іншому – справи про адміністративні правопорушення, справи постійного зберігання, номенклатурні справи, особові справи працівників суду, описи тощо. В цілому, загальний стан архівних приміщень суду відповідає вимогам Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженого наказом Держкомархіву від 15.01.2003 року №6. Так, приміщення архіву ізольовані від інших приміщень, сухі, убезпечені від затоплень, обладнані стелажами, частина яких виготовлена з дерева та оброблена спеціальною вогнезахисною речовиною. Двері архівосховища у неробочий час зачиняються на замок, опломбовуються та підключаються до сигналізації.

Справи для зберігання в архіві систематизуються у в’язки, на кожну з яких прикріплюється ярлик із зазначенням першого та останнього номерів справ у в’язці.

За потреби справи видаються з архіву для тимчасового користування з дозволу голови суду чи його заступника. Про видачу справ з архіву ведеться журнал, у якому вказується дата видачі справи, її номер, мета видачі, підпис про отримання справи та дата її повернення до архіву. Протягом 1 півріччя 2013 року з архіву було видано 2 справи.

Відповідно до вимог нормативно-правових актів по архіву складено історичну довідку Кролевецького районного суду, за даними якої з 1976 року документи в архіві суду зберігаються у повному обсязі; з 1943 по 1975 рік збереглися лише статистичні звіти про роботу народного суду з розгляду цивільних та кримінальних справ, оригінали рішень та оригінали вироків.

Згідно з наказом голови суду від 25.04.2003 року №26 у суді створена та діє експертна комісія (далі ЕК).

До складу ЕК унесено зміни наказом голови суду від 30.11.2011 року №6-од. На сьогодні ЕК суду працює в такому складі: голова комісії – заступник голови суду Ольховик А.І., секретар комісії – секретар суду Коваленко Т.В., члени комісії – керівник апарату суду Білогруд О.О., помічник судді Галаш О.М., консультант суду Залєська Л.В., старший секретар Соломаха Г.В. та начальник архівного відділу Кролевецької РДА Петрусенко О.М. Відповідальною за архів є секретар суду Коваленко Тетяна Вікторівна (наказ від 25.11.2008 року №88-аг).

Відповідно до Положення про експертну комісію Кролевецького районного суду ЕК є постійно діючим дорадчим органом.

Експертна комісія працює відповідно до річного плану, який затверджується головою суду та звітує перед головою суду про свою роботу.

Завданням ЕК суду є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві суду. Для виконання зазначених завдань ЕК здійснює такі функції:

- розглядає проект номенклатури справ на наступний рік;

- проводить періодичний відбір документів на зберігання або знищення справ;

- розглядає описи справ постійного зберігання, описи справ з особового складу;

- розглядає акти про виділення для знищення справ, які не підлягають довгостроковому зберіганню;

- розглядає пропозиції про строки зберігання окремих видів документів, які не визначені чинним Переліком, і виносить рішення на затвердження Головархіву;

- надає працівникам суду консультації, методичну допомогу з питань, що стосуються архіву суду.

Засідання ЕК суду проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на ній присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

Протягом 1 півріччя 2013 року проведено 2 засідання ЕК суду з наступних питань:

- схвалення номенклатури справ Кролевецького районного суду Сумської області на 2013 рік;

- підведення підсумків передачі справ до архіву суду за 2012 рік;

- схвалення опису справ тривалого зберігання Кролевецького районного суду Сумської області за 2004 – 2012 роки, справ з особового складу за 1943 – 2012 роки та справ постійного зберігання (номенклатурні справи) за 1943 – 2012 роки;

- вирішення питання щодо порядку знищення справ про адміністративні правопорушення за 2005 рік.

Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, та оформляються протоколом. Рішення ЕК затверджуються головою суду, після чого стають обов’язковими для виконання структурними підрозділами суду.

Графік передачі справ до архіву розроблено та затверджено ЕК суду в січні 2013 року.

До 1 квітня 2013 року згідно з графіком з канцелярії до архіву суду передано судові справи та інші документи діяльності суду за 2012 рік. Так, за 2012 рік до архіву передано: 53 адміністративні справи; 375 цивільних справ позовного провадження; 65 справ окремого провадження; 7 справ щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах; 1 справа по скарзі на дії або бездіяльність державного виконавця, що розглядаються в порядку цивільного судочинства; 55 справ наказного провадження; 133 номенклатурні справи; 123 кримінальні справи; 1 справа – матеріали кримінального провадження; 61 справа з постановою прокурора, слідчого щодо вирішення питання про закриття провадження в справі; 50 справ щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах; 1 справа щодо розгляду питань, пов’язаних з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні; 120 справ за поданням органу досудового слідства, слідчого, прокурора і скарги на їх дії; 17 справ за клопотанням слідчого чи прокурора, скаргою на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування; 542 справи про адміністративне правопорушення; 12 справ у порядку виконання постанов у справах про адміністративне правопорушення; 1 справа щодо розгляду питання про притягнення осіб до відповідальності відповідно до ЗУ «Про засади запобігання і протидії корупції».

Також до архіву передано 35 справ про адміністративне правопорушення, 2 справи в порядку виконання постанов у справах про адміністративне правопорушення за 2011 рік; 37 кримінальних справ, 1355 цивільних справ за 2010 рік; 1 справа щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах за 2009 рік та 1 справа щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах за 2008 рік, які не було передано до архіву у відповідні роки з підстав, визначених Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, в новій редакції, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року №168.

Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року №168, передбачено складення описів на справи: постійного зберігання, тривалого (понад 10 років зберігання), тимчасового зберігання, з особового складу.

На підставі описів справ складаються річні розділи зведених описів справ постійного зберігання, у які включаються: справи управлінської документації згідно з номенклатурою справ; судові справи (вносяться до опису за порядковими реєстраційними номерами); справи з оригіналами судових рішень, постановлених у кримінальних справах (кримінальних провадженнях) (що надійшли до суду з обвинувальними висновками (обвинувальними актами)), що набрали законної сили за результатами розгляду у суді першої інстанції, з наступними судовими рішеннями цього суду та судів вищого рівня щодо цих вироків; справи з оригіналами судових рішень щодо звільнення осіб від кримінальної відповідальності; справи з оригіналами судових рішень, винесених цим судом у кримінальних справах (кримінальних провадженнях) в порядку виконання судових рішень, постановлених іншим судом; справи з оригіналами судових рішень, що набрали законної сили, у цивільних справах за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищого рівня щодо них; справи з оригіналами судових рішень, що набрали законної сили, в адміністративних справах за результатами розгляду у суді першої інстанції та з наступними рішеннями цього суду та судів вищого рівня щодо них; справи з оригіналами судових рішень щодо справ про вирішення питання про притягнення до адміністративної відповідальності за вчинення корупційних діянь. Опис справ тривалого зберігання складається за формою, встановленою додатком 9 Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року №168. Порядок оформлення опису справ тривалого зберігання аналогічний порядку складання опису справ постійного зберігання. Опис справ з особового складу працівників суду становлять документи з особового складу працівників суду: накази з особового складу працівників суду, особові справи звільнених працівників.

До 1 січня 2012 року велися описи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, які мали іншу нумерацію та було передбачено інший порядок їх складання, тому на даний час указані описи приведені у відповідність з вимогами зазначеної Інструкції та схвалені на засіданні експертної комісії (протокол № 2 від 27 травня 2013 року), а саме: опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання за 2004 – 2012 роки (до опису увійшло 42 номенклатурні справи, строк зберігання яких становить більше 10 років); опис справ з особового складу за 1943 – 2012 роки, до якого увійшло 53 справи; опис справ постійного зберігання (номенклатурні справи) за 1943 – 2012 роки, до якого увійшло 253 справи.

Крім того, відповідно до положень діючої Інструкції складено опис № 1К-П, до якого внесено 359 кримінальних справ за 1943-2011, 2012 роки; опис справ постійного зберігання (адміністративні справи) за 2011 – 2012 роки, до якого увійшли 153 справи, та опис справ постійного зберігання (цивільні справи) за 2011 – 2012 роки – всього 29 справ. Справи кожного року складають річний розділ опису. Описи складено за хронологічним принципом. На справи з оригіналами вироків, оригіналами постанов чи ухвал, вилучених зі справ, що знищуються, які на момент складання опису ще не сформовані, залишено резервні порядкові номери в кінці кожного річного розділу опису.

Судові справи та документи, строк зберігання яких відповідно до Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, закінчився, вилучаються для знищення.

Вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися, здійснюється під час проведення експертизи цінності документів суду. Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках. При унесенні до акта про вилучення документів для знищення судових справ, останні уносяться до акта за роками їх розгляду та в порядку реєстраційних номерів; у графі «заголовок справи» зазначаються номер справи, прізвище та ініціали особи, стосовно якої розглянуто справу, стаття кодексу, прізвище та ініціали сторін із зазначенням предмету спору, у графі «дата справи (документа)» вказується рік розгляду справи; у графі «Примітка» зазначається, що зі справи вилучено оригінали судових рішень з наступними ухвалами та постановами судів вищого рівня. В обліково-інформаційній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.

Вилучення справ та інших документів для знищення оформляється актами, які затверджуються головою суду та схвалюються ЕК суду. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК Державного архіву Сумської області.

На даний час складено акт про вилучення для знищення документів (справи про адміністративне правопорушення за 2005 рік), не внесених до Національного архівного фонду, до якого увійшло 2703 справи. Зазначений акт схвалений протоколом засідання ЕК суду від 15 жовтня 2012 року № 2 та затверджений ЕПК Державного архіву Сумської області 26 квітня 2013 року. На сьогодні готується акт на знищення справ про адміністративне правопорушення за 2006 рік.

Також на даний час номенклатурні справи «Оригінали рішень» за 1943 – 2003 роки приводяться у відповідність до вимог Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, в новій редакції, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року №168, яка набрала чинності 01.01.2012 року, а саме складаються внутрішні описи. Після закінчення формування номенклатурних справ вище зазначені справи вносяться до опису справ постійного зберігання.

Таким чином, за станом роботи в архіві суду здійснюється постійний контроль заступником голови суду (вона ж голова ЕК суду), керівником апарату суду, особою, відповідальною за архів суду та членами ЕК. Згідно з планами роботи суду діяльність особи, відповідальної за архів, підлягає перевіркам, за результатами яких складаються довідки. Стан роботи в архіві суду аналізується, обговорюється на засіданнях ЕК, виробничих нарадах працівників суду.

Заступник голови Кролевецького районного суду А.І.Ольховик

Вик. Залєська Л.В.

95221