Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
АНАЛІЗ
стану обліково-статистичної роботи
Кролевецького районного суду Сумської області
у І півріччі 2011 році
За результатами звітного періоду та на виконання плану роботи Кролевецького районного суду Сумської області на ІІ півріччя 2011 року проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи у І півріччі 2011 року.
Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 27.06.2006 року № 860/12734 зі змінами та доповненнями; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, з послідуючими змінами та доповненнями, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010р. та погодженого з Державною судовою адміністрацією України 26.11.2010р.; Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87); Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином.
Відповідно до п.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій та статус суддів України» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Робота у вказаній програмі щодо наповнення та використання інформації здійснюється на основі виданих наказів голови суду №17-од від 31.12.2010р. «Про запровадження у Кролевецькому районному суді автоматизованої системи «Документообіг загальних судів», №18-од від 31.12.2010р. «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу суду» та керівника апарату суду №06к-од від 20.12.2010р. «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу у апараті Кролевецького районного суду».
Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система введення та наповнення інформації до КП «ДЗС» щодо справ та матеріалів, що надходять до суду.
Протягом І півріччя 2011р. працівниками апарату Кролевецького районного суду (далі - суду) належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме: у день надходження відповідної справи чи матеріалу відповідальним секретарем реєструвалися у програмі ДЗС у розділі «Загальна канцелярія» після чого передавалося до відповідної канцелярії: кримінальної, цивільної, адміністративної, справ про адміністративні правопорушення. Після отримання матеріалів та справ секретарем відповідної канцелярії заводилися обліково-статистичні картки з дотриманням вимог щодо індексу та хронологічної послідовності. Під час проміжних перевірок та в процесі підготовки звітів випадків наявності карток-дублікатів не виявлено.
Після реєстрації справи передаються керівнику апарату суду для автоматизованого розподілу між суддями Кролевецького районного суду, відповідно до розділу 3 Положення та визначених засад формування колегій рішенням зборів суддів від 31.12.2010р (до 06.06.11р) №1 та від 06.06.2011р. №3.
Незважаючи на значне збільшення надходження справ, у І півріччі 2011 року керівництвом суду особлива увага приділялася контролю за правильністю та оперативністю реєстрації справ. Так, у разі повернення кримінальної справи прокурору в порядку ст. 232 та ст. 249-1 КПК України, справі обов'язково присвоюється новий номер. При надходження до суду кримінальної справи відносно неповнолітнього, провадження у якій суд закриває і застосовує до особи заходи виховного характеру, така справа реєструється двічі – під індексом «1» та потім під індексом «1-н», у звіті за формою №1 така справа обліковується у розділі 1 та у розділі 6.
Відповідно до номенклатури справ суду були створені номенклатурні справи «Щомісячні статистичні звіти», «Квартальні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», «Піврічні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» та «Річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», де зберігаються всі, належним чином оформлені, оригінали статистичних звітів суду. Для удосконалення облікової та статистичної роботи ведуться також наступні номенклатурні справи : «Листи та роз'яснення зі статистичної роботи», «Супровідні листи про направлення карток та талонів до ТУ ДСА у Сумській області та Апеляційного суду», «Копії судових рішень Верховного Суду України, апеляційного суду стосовно перегляду судових рішень, постановлених місцевим судом», «Картки обліку сум шкоди відшкодовані», Картки обліку сум шкоди не відшкодовані», «Копії окремих ухвал суду», «Копії постанов(ухвал), за якими справи надіслані на додаткове(досудове) розслідування», «Копії постанов, за якими справи відкликані і повернуті прокурору», «Щомісячні звіти щодо кількості судових рішень направлених до ЄДРСР» та інші.
Під час підготовки звітів випадків не заповнення чи неточності інформації у обліково-інформаційних картках по різним категоріям справ виявлено не було.
Робота щодо заповнення та ведення карток на осіб стосовно яких розглянута кримінальна справа (КО) та картка обліку сум шкоди, завданої злочином у суді покладена на консультанта з кадрової роботи Воропаєву Л.І. Напередодні звітного періоду у червні 2011р. згідно з планом роботи суду на І півріччя 2011р. керівником апарату суду перевірено вказаний напрямок роботи, складено відповідну довідку, відповідно до висновків якої суттєвих недоліків не виявлено. КО вводилися в програму згідно з наданими ТУ ДСА у Сумській області номерами, які використовувались у хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів немає. Крім того, Воропаєвою Л.І. ведеться окремий робочий зошит КО із зазначенням прізвищ осіб та найбільш актуальної, необхідної інформації, про що позитивно відмічено у довідці, оскільки це полегшує контроль за всіма особами стосовно яких розглянуті кримінальні справи та пошук необхідної інформації.
Згідно з планами роботи суду на І півріччя 2011р. у січні проведено аналізи стану правосуддя, обліково – статистичної роботи, звернень громадян, аналіз судимості по району у 2010 році. У березні 2011р. помічниками суддів перевірено своєчасність та правильність звернення до виконання судових рішень по всім категоріям справ, які розглянуті судом у ІІ півріччі 2010р. У лютому 2011р. керівником апарату суду проведено перевірку дотримання вимог Інструкції про та зберігання речових доказів по кримінальним справам у суді у 2010 році. За результатами складено відповідні довідки, які поміщені до відповідних номенклатурних справ. Щоквартально до ТУ ДСА направлялися акти звірки щодо направлення КО, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи. Аналогічні заходи за І півріччя заплановані і у плані роботи суду на ІІ півріччя 2011 року.
На виконання плану роботи суду на І півріччя 2011р., безпосередньо перед підготовкою звітів, проведено навчання з відповідальними працівниками суду щодо вивчення Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України 05.06.2006р. №55.
Крім того, на грудень 2011р. заплановано провести перевірку якості роботи осіб, відповідальних за обліково-статистичну роботу у суді: Соломахи Г.В. (кримінальні справи); Залєської Л.В. (цивільні та адміністративні); Соловйової Н.І. (справи про адміністративні правопорушення) за підсумками роботи у 2011 році.
Таким чином, значних помилок, що могли б вплинути на повноту та правильність звіту перевірками не виявлено.
Протягом І півріччя 2011 року колектив суду брав участь у обговоренні пропозицій щодо можливості удосконалення обліково-статистичної роботи у зв’язку з великим навантаженням на апарат суду щодо прийому та реєстрації справ за позовами про соціальні виплати. Особливу увагу на виробничих нарадах керівництво суду приділило контролю за строками призначення та розгляду справ. Періодично здійснювались контрольні вибірки списків справ, що перебувають на розгляді суддів та обговорення їх результатів на зборах суддів.
На виконання листа ТУ ДСА №02-1205 від 21.06.2011 року працівниками суду були складені та направлені форми річної статистичної звітності за №1-ОП, 1-Л, 1, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5 та додаткові форми і підтвердження до них. Електронна інформація була внесена до шаблонів, надісланих ТУ, які в свою чергу занесені до ДЗС, звідки були роздруковані письмові варіанти та направлені до ТУ ДСА у Сумській області. При перевірці звітів спеціалістом ТУ ДСА у Сумській області 4 липня 2011 року було виявлено деякі недоліки, а саме: у формі звітності №1 за І півріччя 2011р. та у супровідному до КО за червень 2011р. невірно були зазначені кількість неповнолітніх, щодо яких кримінальні справи перебували у провадженні; у формі звітності 2-А були помилково обліковані 2 справи у рядку «Інші», хоча могли бути віднесені до спеціальних рядків; у формі звітності №4 у розділі 1 графа 11 (видані виконавчі документи за рішеннями у адміністративних справах) стояв показник «0», хоча згідно з Журналами обліку виконавчих документів, виданих судом цей показник дорівнював «3913» - зазначений показник не був проставлений аналогічно як і у минулому звітному періоді, так як вказані виконавчі документи були видані про зобов’язання вчинення певних дій, а не про грошові стягнення. Вказані недоліки працівниками суду були виправлені в найкоротші терміні.
Під час підготовки та складання звітності за І півріччя 2011 року були виявлені ряд проблемних питань у функціонуванні автоматизованої системи документообігу, а саме:
- не налагоджена функція щодо об’єднаних справ, а саме інформація по приєднаним справам «не переходить до головної справи»;
- повільно зберігається та відкриваються необхідні розділи ОСК;
- в КО на особу у гілці «Відомості про судове рішення» відсутнє віконце «дата призначення справи до розгляду у апеляції», або ж після проставляння відмітки про надходження апеляційної скарги у гілці «Відомості про апеляційних розгляд» відповідна графа повинна бути активною. Вказану інформацію необхідно проставляти ручкою;
- відсутня можливість видаляти непотрібні шаблони;
- кожного разу після закриття справи, навіть якщо не були внесені зміни йде запит про необхідність збереження інформацію, що затягує час роботи з програмою;
- відсутня можливість видалити пробні картки, які були заведені чи змінену ще у 2010р, коли ДЗС офіційно не функціонувала.
З огляду на викладене, на далі слід планувати ряд заходів щодо підвищення якості обліково-статистичної роботи у суді.
1. Продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі наповненні автоматизованої системи документообігу суду.
Заступник голови Кролевецького районного суду А.І.Ольховик
05.08.2011р.
Білогруд О.О. 9-59-60
_03_03.png)
