Обліково - статистична робота у І півріччі 2015 року

А Н А Л І З

стану обліково-статистичної роботи

Кролевецького районного суду Сумської області

у І півріччі 2015 року

За результатами звітного періоду та на виконання плану роботи Кролевецького районного суду Сумської області на ІІ півріччя 2015 року проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи суду у І півріччі 2015 року.

Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 17.12.2013 року №173;

Положення про Автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (з наступними змінами) до 02.04.2015р. з 02 квітня 2015 року Положення про Автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 року (з наступними змінами);

Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 05.06.2006 року №55 (в редакції наказу ДСА України від 20.02.2008 №15) зі змінами та доповненнями;

Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 року № 169;

Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином (затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 р. № 21);

Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.09.2012р. № 108;

Методичних рекомендацій щодо заповнення форми звітності №1-1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження», затверджених наказом ДСА України від 22.03.2013р. №41 (з наступними змінами);

Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 № 168, а також відповідними рекомендаціями ТУ ДСА в Сумській області.

Наказом Голови суду №08-од від 15.04.2014р. “Щодо організації діловодства у апараті Кролевецького районного суду” відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства у суді покладено на керівника апарату суду Білогруд О.О.; відповідальність за додержання установлених правил роботи з документами та організацію діловодства у канцелярії суду покладено на старшого секретаря суду Соломаху Г.В.; відповідальність за додержання установлених правил роботи з документами та організацію діловодства у секретаріаті покладено на керівника структурного підрозділу — секретаріату Малик Г.М.; відповідальною за ведення діловодства у суді визначено керівника апарату суду Білогруд О.О.

Відповідно до п.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів України» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Робота у вказаній програмі щодо наповнення та використання інформації здійснюється на основі виданих наказів Голови суду № 17-од від 31.12.2010 року «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу суду» та Керівника апарату суду №01к-од від 11.02.2013 року «Про визначення користувачів автоматизованої системи документообігу у апараті Кролевецького районного суду».

Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система введення та наповнення інформації до КП «Д-3» щодо документів, що надходять до суду, в тому числі тих, які підлягають розгляду в процесуальному порядку, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Конкретні обов’язки та завдання кожного працівника затверджені посадовими інструкціями та функціональними обов’язками, затверджені наказами: №12к-ос від 19.05.2014р. «Про затвердження посадових інструкцій працівників апарату Кролевецького районного суду», №13к-ос від 19.05.2014р. "Про затвердження функціональних обов’язків працівників апарату Кролевецького районного суду", №02-ос від 19.05.2014р. "Про затвердження посадових інструкцій та функціональних обов’язків помічників суддів Кролевецького районного суду".

У 2015 році налагоджена робота відповідальних працівників щодо дотримання положень розділу 5 Інструкції з діловодства «Контроль за виконанням документів, строки виконання документів».

Протягом року працівниками апарату Кролевецького районного суду (далі – суду) належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх документів, справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме присвоєння єдиних унікальних номерів здійснювалось відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу судів: код суду/порядковий номер в цьому році/рік реєстрації. У день надходження документи реєструвалися у автоматизованій системі документообігу суду у «гілці» «Загальна канцелярія», а документи, які підлягали розгляду в порядку процесуального законодавства також і у «гілках»: «Канцелярія з кримінальних справ», «Канцелярія з цивільних справ», «Канцелярія з адміністративних справ», «Канцелярія з адміністративного правопорушення», тобто реєструвалися відповідні обліково-статистичні картки та відповідальним працівником (секретарем суду) здійснювався розподіл справ між суддями. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формувався звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковувався, підписувався відповідальним працівником та додавався до матеріалів судової справи. Автоматичний розподіл здійснювався відповідно до розділу 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015р. №25 та Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, затверджених відповідними рішеннями зборів суддів Кролевецького районного суду. Випадків порушення хронології реєстрації справ (матеріалів) не виявлено.

В електронній обліково-статистичній картці проставлялися всі необхідні значення та відмітки, в тому числі, призначення до попереднього

розгляду, дати та причини відкладення, дата, суть прийнятого рішення, інформація щодо звернення, виконання та результати виконання, тощо.

Крім того заповнювалися картки на осіб стосовно яких судом було розглянуто матеріали кримінального провадження та картки обліку сум

шкоди завданої злочином.

Відповідно до розпоряджень Керівника апарату суду на секретарів судового засідання покладено обов’язок щоденно протягом робочого дня

вносити до програми «Д-3» інформацію про дати, час та причини відкладення розгляду, дати призначення справи до попереднього та

судового розгляду, дати зупинення та відновлення провадження у справі, підготовка судових викликів, повідомлень, виконавчих листів тощо.

На виконання п.п. 6, 29 Інструкції з діловодства всі документи, в тому числі електронні копії судових рішень, вносилися до автоматизованої системи документообігу суду, лише після чого видавалися сторонам та учасникам процесу, надсилалися на виконання, приєднувалися до матеріалів судових справ.

Обліково-статистичні картки ідентично заповнювалися і у паперовому вигляді з метою полегшення пошуку інформації та контролю за первинним обліком справ.

Удосконалено роботу по виконанню вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду щодо проставляння на електронних судових рішеннях дат набрання законної сили внаслідок видання відповідних наказів та проведення навчання з працівниками апарату суду.

Робота щодо заповнення карток на осіб стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження (КО) та карток обліку сум шкоди, завданої злочином у суді покладена на консультанта з кадрової роботи. КО заповнювалися у КП «Д-3» згідно з наданими ТУ ДСА в Сумській області номерами, які використовувались в хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів не встановлено. Крім того, ведеться окремий робочий зошит КО із зазначенням прізвищ осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження та найбільш актуальної, необхідної інформації, що значно полегшує здійснювати контроль за всіма особами стосовно яких розглянуті кримінальні провадження та пошук необхідної інформації. Щоквартально до ТУ ДСА направлялася інформація про кількість сформованих карток (із зазначенням кількості карток, матеріали кримінальних проваджень яких надіслані до апеляційного суду). При цьому в обліково-статистичних картках заповнювалися збиткові картки.

На виконання спільного Наказу прокуратури Сумської області та ТУ ДСА України в Сумській області №39/18 від 17.02.2015р. «Про забезпечення міжвідомчого обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях» відповідальною особою щомісяця до Прокуратури Кролевецького району направлявся Акт взаємозвірки інформації про кількість розглянутих кримінальних проваджень та конкретних осіб у них, вироки, ухвали суду щодо яких набрали законної сили у відповідному періоді.

Після здачі справ до канцелярії суду, відповідальні секретарі вносять інформацію щодо дати повернення справ до канцелярії, дати звернення до виконання/направлення до апеляційної чи касаційної інстанції, щодо виданих/ надісланих виконавчих документів.

Відповідно до наказу Керівника апарату суду та на виконання вимог Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді визначено осіб, відповідальних за внесення відомостей про облік судового збору, шляхом заповнення даних у автоматизованій системі документообігу суду, а саме: секретарів суду Коваленко Т.В., Усенко О.М., Соловйову Н.І.

Працівники апарату суду ознайомлюються з нормативно-правовими актами щодо ведення первинного обліку та статистичної звітності, щодо оновлень в КП «Д-3» шляхом самоосвіти, участі у загальних навчаннях.

Наказом Керівника апарату суду з метою належної організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні суду, опрацювання, систематизацію, проведення аналізу і контролю щодо задоволення запиту по публічній інформації, надання консультацій під час оформлення запиту визначено відповідальну особу – консультанта суду, яка виконує зазначені обов’язки відповідно до Порядку організації доступу до публічної інформації, затверджену наказом керівника апарату та погодженого з головою суду № 04к-од від 06.06.2011 року. Наказом №01-од від 20.02.2013р. затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності Кролевецького районного суду.

Відповідно до номенклатури були сформовані справи: «Квартальні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», «Піврічні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів» та «Річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду справ та матеріалів», де зберігаються всі, належним чином оформлені, оригінали статистичних звітів суду та картки на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження. Для удосконалення облікової та статистичної роботи ведуться також наступні номенклатурні справи ׃ «Листи та роз’яснення зі статистичної роботи», «Супровідні листи про направлення карток та талонів до ТУ ДСА у Сумській області та Апеляційного суду», «Копії судових рішень Верховного Суду України, апеляційного суду стосовно перегляду судових рішень, постановлених місцевим судом», «Картки обліку сум шкоди відшкодовані», «Картки обліку сум шкоди не відшкодовані», «Копії окремих ухвал суду», «Копії постанов(ухвал), за якими справи надіслані на додаткове(досудове) розслідування», «Щомісячні звіти щодо кількості судових рішень направлених до ЄДРСР», «Пояснення, підтвердження до статистичних звітів».

Під час підготовки звітів випадків не заповнення чи неточності інформації у обліково-інформаційних картках по різним категоріям справ виявлено не було.

Кролевецьким районним судом приділялася особлива увага організації роботи канцелярії та секретаріату суду, ведення діловодства та організації контролю за виконанням документів, доручень, вказівок, складання і оформлення службових документів, ведення первинного обліку, стану обліково-статистичної та кодифікаційної роботи, організація роботи архіву.

Робота планується по півріччях.

Згідно з планами роботи суду на І півріччя 2015р. у січні проведено аналізи стану правосуддя, обліково–статистичної роботи, антикорупційної діяльності суду, звернень громадян, судимості по району за підсумками роботи у 2014 році.

У лютому 2015р. помічниками суддів перевірено своєчасність та правильність звернення до виконання судових рішень по всім категоріям справ, які розглянуті судом у ІІ півріччі 2014р. У червні 2015р. керівником апарату суду перевірено правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні провадження та карток обліку сум шкоди, завданої злочином за І півріччя 2015р.

За результатами перевірки складено відповідні довідки, які поміщені до відповідних номенклатурних справ.

Недоліки та неточності, які були виявлені під час перевірок оперативно виправлялися та усувалися. Згадане на якість по формуванню статистичної звітності про роботу суду не вплинуло.

У звітному періоді відповідальними працівниками апарату суду щомісячно направлялася до ТУ ДСА в Сумській області інформація про виконання вимог антикорупційного законодавства, щодо кількості судових рішень направлених до ЄДРСР та щоквартально звіт щодо забезпечення незалежності та безпеки суддів.

На виконання плану роботи суду на І півріччя 2015р., безпосередньо перед підготовкою звітів, проведено навчання з відповідальними працівниками суду щодо вивчення Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України 05.06.2006р. №55 (в редакції наказу ДСА України від 20.02.2008р. №15) зі змінами та доповненнями.

25 червня 2015 року керівник апарату суду, головний спеціаліст з ІТ та працівники відповідальні за підготовку статистичних звітів відвідали відео-семінар щодо підготовки та формування статистичних звітів за І півріччя 2015 року засобами КП «Д-3».

Голова суду здійснює постійний контроль за строками призначення та розгляду судових справ. Щомісячно готуються вибірки списків справ, що перебувають на розгляді понад 1 місяць, понад 2 місяці, які обговорюються на зборах суддів.

На виконання листа ТУ ДСА №03-3715/15 від 12.06.2015 року працівниками суду були складені та направлені форми річної статистичної звітності за №1, №1-1, №1-1-ОП, 1-Л, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 6, 7, 8, 10 та додаткові форми і підтвердження до них. Всі форми статистичної звітності були сформовані у автоматичному режимі.

З огляду на викладене, на І півріччя 2015 року слід запланувати ряд заходів щодо підвищення якості обліково-статистичної роботи у суді.

1. Здійснювати постійний контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті та правильності заповнення документів первинного обліку у автоматизованій системі документообігу суду.

2. Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату судів, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики.

3. Під час проведення семінарських занять з працівниками апарату судів, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

4. Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи.

5. Уживати додаткових заходів щодо підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються первинним обліком справ та підготовкою звітів.

6. Здійснювати систематичну перевірку правильності та достовірності формування статистичної звітності засобами КП «Д-3», в разі виявлення неточностей технічної сторони повідомляти ДП «ІСС».

07.07.2015 року

В.о. Голови

Кролевецького районного суду Г.І. Сіра